Расширенная функциональность
08
Апр
15

Обновление записей в CRM с помощью Microsoft Excel

В Microsoft CRM 4 RTM была такая чудная функциональность – обновление данных записей с помощью стандартного Импорта. Но в последующих релизах ее по каким-то причинам убрали (вроде как она была виновна в расхождении данных).

Но с приходом последнего ролапа случилось чудо 🙂 она снова появилась 🙂

Поэтому сейчас рассмотрим способ простого и быстрого изменения данных в CRM с использованием MS Excel и стандартного Импорта.

  • Для начала нам понадобятся исходные данные, которые мы будем менять (точнее нужны поля, т.к. данные в них могут быть и не забиты). Откройте какое-нибудь представление (какое угодно – хоть Расширенного поиска – главное чтобы поддерживало выгрузку данных в Excel). Нажмите кнопочку Экспорт данных в Excel и выберите в диалоговом окне опцию Динамической лист. Задайте поля которые Вы хотите выгрузить. Жмите Экспорт;
  • Для простоты эксперимента я выгружаю только поля текущего объекта, потому что если при импорте записей из CSV файла заголовки полей совпадают с Отображаемым именем поля в CRM, то происходит Автоматическое сопоставление данных и нет необходимости в настройке пользовательского маппинга 🙂
  • В Excel подгрузятся данные из выбранного представления. Выделите крайний правый столбец с данными и последующий за ним — щелкните правой кнопокой по заголовку столбцов — Unhide. В результате отобразится скрытый столбец с GUID’ами записей;
  • Перетащите столбец с GUID’ами в крайнюю левую колонку (не замените ее, а именно перетащите, сделав этот столбец первым). Переименуйте заголовок этого столбца: он должен быть равен названию объекта, который Вы экспортировали. Например, для объекта Бизнес-партнер (в стандартном функционале) это и будет «Бизнес-партнер»;
  • Сохраните лист Excel в файле CSV;
  • Ну, а дальше просто выполните импорт этого CSV-файла в CRM. При этом на одном из шагов визарда Вы увидите галку «Дополнить данные путем обновления существующих записей», которую Вам и нужно установить для обновления данных;
  • Пройдя до конца все шаги и запустив импорт, Вы можете перейти на страничку Импорт, чтобы дождаться окончания процесса. Но, Вы увидите что процесс завершился сбоем — не беспокойтесь, так и должно быть. Это вызвано тем, что никакие записи на самом деле не импортировались, а всего лишь обновились 🙂 Чтобы убедиться в этом, просто посмотрите на свои записи 🙂




П.С. Учтите, что не все столбцы Вам удастся обновить через импорт (на том же шаге с галкой будет надпись «Пропущено столбцов»). На то есть две причины: столбец в принципе не обновляемый (например, Дата создания), либо это специфическое поле (например, Ответственный).

Комментарии (15)
  • Dmitry 08.04.2010

    Привет!
    а как ты создал сопоставление (автоматическое)?
    при создании сопоставления, для маппинга атрибутов я загружаю этот же файл, но в заголовках столбцов отображаются зюквы (файл сохранен в формате CSV Comma delimeted).

  • slivka_83 08.04.2010

    Добрый день.

    Для автоматическго маппинга необходимо, чтобы все заголовки столбцов полностью совпадали с Отображаемым именем поля в CRM 🙂

    А если проблемы с кодировкой — откройте CSV-файл в блокноте, выберите Файл-«Сохранить как» и сохраните его в кодиорвке UTF (после этого снова откройте файл в блокноте и убедитесь что буквы отображаются нормально) 🙂

  • Dmitry 08.04.2010

    теперь лучше, однако при импорте срм выдает ошибку «Заголовок столбца не может быть пустым»

    в файле одна строка, и нет пустых заголовков.
    вот пример строки:
    Бизнес-партнер;Название организации;ИНН;Основной контакт;Адрес 1: город;Основной телефон;Электронная почта;
    80480B18-3073-DD11-8959-000423D32F6A;CONTOSO_4;1234567;Dino Barboza;Бобруйк;8(961)565-39-37;ificha@yandex.ru;

  • slivka_83 08.04.2010

    Точка с запятой РАЗДЕЛЯЕТ столбцы 🙂 для чего точка запятой в конце строки? следовательно последний столбец не содержит заголовка 🙂

  • Tora_ua 08.04.2010

    Добрый день, у нас стоит сейчас 10 ролап, но импорте «При этом на одном из шагов визарда Вы увидите галку «Дополнить данные путем обновления существующих записей», которую Вам и нужно установить для обновления данных. Данная галочка не появляется. Может у Вас сейчас другой ролап? или в чем может быть проблема ?

  • slivka_83 08.04.2010

    Добрый день 🙂
    Вы выполнили условия для ее появления?

  • Надежда 08.04.2010

    Добрый день!
    у меня возникла проблема с обновлением клиентов (контакты обновляет без проблем)
    делаю все как надо, но в результатах импорта данных стоит «Не выполнено», в описании следующее «Импорт отменен из-за обнаруженной ошибки. Восстановлено исходное состояние системы. По крайней мере для одного сопоставления атрибута задано значение 1 для атрибута IsSystem. При импорте невозможно создать сопоставления системных атрибутов.»

    я уже выкинула из обновления все системные поля, оставила только кастомные, даже оставила в итоге только поле Клиент (с idшниками) и одно кастомное, ошибка остается 🙁

  • slivka_83 08.04.2010

    Добрый день.

    Что такое Клиенты и чем они отличаются от Контактов?

  • Надежда 08.04.2010

    Клиенты — это Бизнес-партнеры, они у нас просто переименованы в угоду пользователям

  • slivka_83 08.04.2010

    Ну нужно попробовать начать с малого… возьмите одно поле Название и попробуйте его обновить для пары записей.

  • Надежда 08.04.2010

    Так и делаю. уже сократила все поля — осталось одно значимое (пробовала название, телефон) и поле с идентификатором
    ошибка та же 🙁

  • Надежда 08.04.2010

    Заработало! спасибо 🙂
    и как мы пропустили этот праймери кей

  • Алексей 08.04.2010

    У меня тоже не появляется галочка «Дополнить данные путем обновления существующих записей», какие условия необходимо выполнить чтобы она появилась?

  • slivka_83 08.04.2010

    Уже не могу сказать наверняка — CRM 4.0 не видел уже пару лет 🙂

*

code