Расширенная функциональность
11
Апр
21

CRM 2011 или найди 10 отличий… Функционал, эпизод I

Лукапы

Выбор представления

Диалоговые окна в лукапах позволяют Вам выбирать Представление отображаеое в диалоговом окне лукапа, в дополнение к Представлению для поиска. Кроме того Вы можете указать в настройках лукапа (через конструктор форм) укзать Представление отображаемое по умолчанию.


Отключение поиска в лукапах

В CRM 4.0 отключение поиска в лукапах происходило с помощью неподдерживаего кода (и в основном при реализации фильтрации в них). Теперь же включение/отключение поля поиска происходит по галке в настройках лукапа на форме.

Последние использованные пункты

Теперь лукапы «помнят» пункты (функция называется MRU – Most Recently Used), которые Вы часто выбираете и в следующий раз, когда Вы напечатаете что-то, UI автоматически покажет Вам последние пункты, чтобы быстро выбрать последние введенные записи, без необходимость открывать диалоговое окно лукапа.

Например: откройте форму какой-нибудь Организации, и добавьте в поле Основной контакт, какую-нибудь запись Контакта. Затем перейдите к другой карточке Организации и начинайте вводить имя этого же контакта. Вы тут же увидите ниспадающий список, содержащий (помимо прочих) этот последний введенный Контакт.


А если поставить курсор в пустой лукап и нажать ALT+DOWN, то можно увидеть весь список недавно использованных записей.

Примечания:

  • Данный функционал кросс-объектный. Т.е. не зависит от того, где расположен лукап и поэтому для лукапов одних и тех же объектов, Вы будете видеть один и тот же список последних введенных записей;
  • Если лукап позволяет выбирать более одного вида объекта, то в ниспадающем списке будут отображаться различные виды записей. Более того, допустим, Вы выбрали в лукапе ссылающемся только на объект Контакт, запись «Василий Сергеев», а в другом лукапе, ссылающемся только на Организации, выбрали запись «Виктория» записи, то в третьем лукапе, в котором можно выбирать оба этих типа записей, в сптске недавно тспользованных записей будет и «Василий Сергеев» и «Виктория»;
  • Функция автозаполнения по-прежнему успешно работает;
  • За производительность беспокоиться не стоит, т.к. элементы MRU хранятся локально и синхронизируются с сервером каждые 20 минут и при закрытии сессии.

Фильтрация Lookup’ов

Наконец то в CRM 2011 появилась нормальная возможность фильтрации лукапов (по моему опыту самая часто встречающаяся из неподдерживаемых кастомизаций CRM 4.0).

Если Вы откроете форму кастомизации форм объектов и щелкните по Body на Ленте, то сможете дважды щелкнуть по какому-либо лукапу – откроется диалговое окно с его свойствами, среди которых есть область «related records filtering» в которой в свою очередь Вы можете выбрать по какому свойству фильтровать.

Через интефейс Вы можете фильтровать данные лукапа двумя способами, одним очевидными и вторым, не очень очивидным. Первый заключается в фильтрации основываясь на связях – для реализации данного функционала имеются специальные настройки с свойствал лукапа в конструкторе форм. Второй способ основан на применении Представлений с преднастроенным фильтром.

Примечание: клиентский API, предоставляет значительно боле широкие возможности по фильтрации и выводу отфильтрованных данных (динамическое создание представлений). Об этом будет отдельная статья.

Рассмотрим два вышеупомянутых способа:

Пример 1

Сценарий: мы хотим, чтобы лукап Основной контакт показывал только Контакты, которые связаны с текущей Организацией.

  • Откройте форму Организации – вкладка Настройка – Форма;
  • Выделите лукап Основной контакт и нажмите Изменить свойства;
  • В секции «Фильтрация связанных записей» поставьте галку «Показывать только записи, в которых:» и в двух ниспадающих списках выберите:
    • Контакт (Родительский клиент (Оргнизация));
    • Текущая зпись.



Примечание: с помощью настроек лукапа (галка «Разрешить пользователям отключать фильтр») Вы можете разрешить Пользователям отключать фильтрацию при работе с диалогом лукапа.

Пример 2 (или фильтр с помощью Представления)

Сценарий: мы хотим отобразить в лукапе Организации, только Организации с Типом отношений = Клиент.

  • Создайте новое представление, фильтрующее Организации по полю Типом отношений = Клиент;
  • Создайте новый лукап на объект Организация, вынесите его на форму и дважды щелкните по нему;
  • Измените дефолтное представление на то, которое Вы создали;
  • В ниспадающем списке Выбор представления выберите «Выкл.»



Безопасность

Аудит

Аудит в CRM 2011 позволяет Вам отслеживать все изменения, которые были произведены с записью с момента ее создания. При этом фиксируется кто внес измение в запись и предыдущие значения измененного поля. Поддерживается любой объект: как стандартный так и кастомный.

По умолчанию аудит в CRM 2011 выключен. Включить его можно несколькими способами и в несколько шагов:

  • Массовой
    Делается он через диалоговое окно Системные параметры. Перейдите либо Параметры – Администрирование – Системные параметры – вкладка Аудит, либо Параметры – Аудит — Системные параметры (которые будут сразу же открыты на вкладке Аудит).

    • Поставьте галку «Начать аудит», после чего станут активными нижележащие влажки. Внимание: если эту галку не поставить, то никакой Аудит вообще работать не будет;
    • Выберите какую область системы хотите контролировать:
      • Общих объектов (Бизнес-партнеры, Контакты, Интересы);
      • Объекты автоматизации продаж (Предложения, Заказы, Счета);
      • Объекты маркетинга (Маркетинговые листы, Кампании);
      • Объекты сервиса (Статьи, Обращения).

    Этот способ просто массово включает «пообъектынй» (см. ниже) Аудит всех стандартных полей объектов, указанных в скобках соответствующей галки;

  • Объектный
    Заключается во включение Аудита персонально для каждого объекта. Для этих целей пердусмотрена галка «Аудит», в настройках объектов. По умолчанию она включает Аудит всех полей, потому что аналогичная опция (см. ниже0 в настроках поля по умолчанию включена;
  • На уровне полей
    Самый низкий уровень пищевой цепочки (по версии Аудита) 🙂 Каждое поле системы (как системное так и кастомное) имеет в своих насройках переключатель, позволяющий аключать и отключать его Аудит. Но учтите, что если на уровне объекта не включет Аудит, то сколько бы Вы его не включали на уровне поля – он работать не будет.



Примечание: в разделе Параметры – Аудит есть инструмент Параметры проведения аудита для сущносте и полей. Это ссылка к Решению по умолчанию, где Вы можете найти объекты и включить\выключить аудит на уровне отдельного объекта.

Доступ к данным Аудита можно получить двумя способами:

  • Через ссылку на левой навигационной панели формы – «Журнал аудита». В этом случае будут отображаться данные по Аудиту только текущей записи;
  • Также мы можем посмотреть полный отчет о результатах Аудита по всем объектам: Параметры — Аудит — Сводное представление аудита. Тут уж мы видим все объекты и все записи, в отношении которых есть данные по Аудиту.

Примечания:

  • Журнал аудита – это отдельный объект. Он доступно только Пользователям с привилегиями Просмотреть историю аудита и Просмотреть сводку по аудиту (в зависимости от того каким инструментом Вы пользуетесь);
  • Вы может открыть запись Истории аудита, чтобы посмотреть ее детали;
  • Историю аудита можно фильтровать, чтобы показать обновления/изменения только определенного поле. Для этго в Журнале аудита предусмотрен ниспдпющий список содержащий все поля связанного представления, а в Сводном представлении аудита предусмотрен стандартны Фильтр;
  • Журналы аудита автоматически «разделяются» каждые 3 месяца. Уадялть устаревшие журналы Вы можете через Параметры — Аудит – Управление журанлами проведенияаудита. Но для этого нужна привелегия Удалить разделы аудита.




При этом для Аудита не доступны другие стандартных функций CRM:

  • Расширенный поиск: Нет;
  • Массовое удаление: Нет;
  • Экспорт в Excel: Нет;
  • Настройка: Нет (у таблицы аудита в БД нет второй таблицы – Extension table);
  • Фильтруемые представления: Да;
  • Бизнес-процессы: Нет;
  • Мастер отчетов: Нет.

Field level Security

CRM 2011 теперь позволяет определять права доступа не только уровне записей, но также и уровне отдельных полей (field-level security). Это означает, что Вы можете определить, есть ли у Пользователя доступ к определенному атрибуту во время создания, обновления или просмотра записи.

Теперь рассмотрим небольшой пример, по ходу которого я буду объяснять концепцию применения данного функционала:

  • Создайте новое поле для какого-либо объекта и при его созданиее включите опцию «Безопасность поля» (после Вы можете выключить безопасность поля);
  • Затем перейдите в Параметры — Администрирование — далее Профили безопасности полей. Создайте новый профиль безопасности;
  • На левой навигационной панели перейдите к разделу Поле разрешений. В этом связанном Представлении будут автоматически перечислены все поля, для которых в их настройках включена опция «Безопасность поля». Выделите только что созданное поле и щелкните Изменить;
  • Откроется окно Изменения безопасности поля. В нем Вам необходимо определить доступность данного поля для трех состояний формы:
    • Разрешить чтение – Пользователи/Рабочие группы могут читать поле;
    • Разрешить обновление – Пользователи/Рабочие группы могут изменить информацию в поле;
    • Разрешить создание – Пользователи/Рабочие группы могут вводить информацию в поле при создании записи.

    По умолчанию все полномочия сняты и если для какого либо поля включить «Безопасность поля» то никто ни в каком виде не получит к нему доступ;

  • Затем перейдите к разделу Пользователи (Вы также можете назнчить данный Профиль и Рабочи группа, в соответствующем разделе) на левой навигационной панели формы Профиль безопасности поля;
  • Добавьте какого-либо Пользователя (или Рабочую группу) к которому хотите применить настроки безопасности данного Профиля.
    Подобных Профилей безопасности поля, Вы можете создать сколько угодно, комбинируя различные записи Пользователей и Рабочих групп 🙂
  • Теперь вынестие наше поле на форму объекта и опубликуйте ее.

Что произойдет дальше:

  • Для пользователя, у которого есть полный доступ к этому полю (т.е. все три параметра безопасности поля были установлены в «Да») вид формы не изменится (только рядом с Меткой поля будет отображаться маленькая иконка ключика);
  • Для тех пользователей, которые могут только читать это поле, оно будет отображаться серым цветоми без возможности его редактирования или внесении в него данных при создании новой карточки;
  • Для тех пользователей, которые имеют разрешение только на «Создание» (в контексте безопасности поля), смогут вносить в него данные только при создании новой карточки. При последующем редактировании в нем вместо значений будут отображаться «звездочки»;
  • Ну, и наконец те пользователи которые не имеют вообще никакого доступа к данному полю, по прежнему будут видеть его, но вместо реальных значений в нем будут отображаться «звездочки» (как в обычных полях ввода пароля).

Как Вы понимаете Вы можете комбинировать первые два пункта, добиваясь нужной «видимости» поля 🙂





И еще одна интеречная фича… если Вы имеете доступ (неважно с помощью каких настроек он Вам выдан) к какому-либо «секретному» полю какой-либо конкретной записи, то сможете расшарить его «видимлсть» на других пользователей. Принцип работы такой же как и у Общего доступа:

  • Откройте нужную запись — на Ленте выбертте Общий оступ — Включить общий доступ к защищенным полям;
  • В открывшемсся диалоговом окне выберите Пользователей или Рабочие группы, которым хотите предоставить доступ к защищенному полю. Выделите их в левой области галками;
  • В правой области отметьтте галкоми «секретные» поля и с помощью кнопки Изменить, пердоставьте к ним нужный уровень доступа (он может быть либо на чтение и на изменение поля).


Примечания:

  • Данный вид безопасности не только применяется на формах CRM (и вообще через визуальный интерфейс), но также и при программном доступе к данным;
  • В системе всегда будет существовать Профиль безопасности поля под названием «Системный администратор», в который по умолчанию добавляются все пользователи с ролью «Системный администратор», и который дает им полные права на все защищенные поля. Этот профиль обновляется автоматически, когда пользователю выдается или отменяется роль «Системный администратор»;
  • Учтите также, что система безопасности CRM имеет аддативных характер, т.е., например, если в каком-нибудь Профиле безопасности Пользователю разрешен доступ к полю, а в другом запрещен, то система будет считать что ему разрешен доступ к этому полю.

Ну, и напоследок ложка дёгтя в бочку меда: в настоящий момент эта функция доступна только для кастомных полей и не доступна для стандартных системных. Но ждите в ближайших выпусках как это «исправить» 🙂

Процессы

Теперь в CRM две категории Процессов: Бизнес-процессы и Диалоговые окна. Вы можете увидеть их в Параметры — Процессы.
Они все так же основаны на Windows Workflow Foundation (четвертой версии — отличается повышенной надежностью и производительностью). Но теперь CRM поддерживает Процессы, разработанные с помощью Visual Studio Workflow Designer. При этом они не будут доступны для редактирования через визуальный интерфейс CRM.

Поддержка новых объектов

В связи с развитием нового функционала в CRM 2011, список объектов, которые поддерживаются Процессами (как Бизнес-процессам, так и Диалоговыми окнами), расширился:

  • Подключения;
  • Роль подключения;
  • Цель;
  • Элемент очереди (существовал в CRM 4.0, но не поддерживался Бизнес-процессами);
  • Повторяющиеся Встречи;
  • Сайт SharePoint.


Бизнес-процессы

Бизнес-процессы в основном остались такими же, какими Вы их помнити по CRM 4.0. Разве что обрасли новыми функциями. Создаются точно так же, только в первом диалоговом окне создания нового Процесса, Вам нужно выбрать помимо объекта (и ввода названия) еще и категорию – Бизнес-процесс (или Диалоговое окно – но о них чуть поже…).

Подробная информация об ошибке

CRM 2011 также включает некоторые улучшения, которые облегчают процес поиска у странения ошибок в Процессах. Если Вы откроете Системное задание, завершившиеся ошибкой, то на вкладке Подробно будет XML-сообщение, полностью описывающее произошедшую в Workflow Foundation ошибку.


Новые атрибуты

Форма Системного задания для Процессов обзавелась парой полезных аттрибутов:

  • Счетчик повторов – этот параметр всегда был в базе данных, а теперь еще и доступен на форме. Он просто показывает, сколько раз Бизнес-процесс завершался неудачей и пытался повторно выполнить задание;
  • Отложить до – этот параметр также перекачевал на форму из БД. И показывает он до какой даты отложено выполнение Бизнес-процесса. Если Бизнес-процесс будет ожидать неопределенное время, то это в этом поле будет значение <какая-то дата и месяц>.9999 года.


Удаление завершенных заданий

Автоматическое удаление завершенных щаданий Бизнес-процесса – эта функция перекочевала на форму редактора Бизнес-процесса, из рееестра CRM 4.0. И правильно сделала 🙂 Более того, если раньше мы задавали этот параметр глобально и все успешно отработанные Бизнеч-процессы (Системные задания) удалялись из системы, то теперь сохранять историю работы одних Бизнеч-процессов и удалять историю других.


Диалоговые окна

Бизнес-процесс – это поток операций, который является последовательностью шагов, которые могут использоваться для автоматизации (реальных) бизнес-процессов. Диалоговые окна – интерактивная форма, которая может быть запущена с любой записи, чтобы облегчить сбор информации Пользователей. Например, для создания на ее основе новой записи, придерживаясь при этом предопределенного сценария/процесса, или же они могут использоваться, чтобы упростить ввод информации в сложные формы!
Вообщем Диалоговые окна созданы, чтобы заполнить брешь между асинхронной природой Бизнес-процессов и операционной деятельностью Пользователей. И в основном предназначены для передачи значений от пользователей к Бизнес-процессам.

Для сравнения посмотрим на основные характеристики этих двух компонентов CRM

  • Бизнес-процессы:
    • Могут быть инициированы автоматически каким-либо событием, или выполнены по требованию Пользователем;
    • Являются асинхронными (т.е. работают в фоновом режиме);
    • Могут запускаться сразу для нескольких записей;
    • Однажды запущенный Бизнес-процесс никогда не потребует вмешательства пользователя для его завершилось.
  • Диалоговые окона:
    • Должны всегда запускаться Пользователем, и не могут быть инициированы событием;
    • Cинхронны;
    • Могут запускаться в отношении только одной записи за раз;
    • Они представляют пользовательский интерфейс, и фактически требуют, чтобы Пользователь всегда вводил данные в предоставленные поля, иначе нельзя завершить Диалогов.

Есть безграничные возможности для диалоговых окон в CRM. Вот некоторые примеры того, где Вы могли бы использовать Диалоги. Вот несколько из более-менее очевидных примеров:

  1. Call-центры могли бы использовать диалоги для решения проблем клиентов по определенному сценарию;
  2. Телемаркетологи тоже работают в основном по одной и той же схеме при обзвоне потенциальных клиентов и предложении им товаров и услуг;
  3. Ваши представители забывают заполнять определенные поля, когда создают Возможные сделки или Заказы? Диалоги позволяют создавать своего рода «упрощенную» форму того или иного объекта с обязательным и постепенным вводом нужных полей!

Чтобы поближе познакомится с Диалоговыми окнами, откройте форму создания нового Диалогового окна. Для этого перейдите: Параметры — Процессы — Создать — в качестве типа Процесса выберите Диалоговое окно. Итак…

Диалоговые окна могут инициироваться двумя сопособами:

  • По требованию (т.е. вручную) — как и с Бизнес-процессами, Вы щелкаете по кнопке на Ленте и выбираете нужное Диалоговое окно;
  • Запускаться как дочернее Диалоговое окно.

Интерфейс создания Диалоговых окон очень похож на интерфейс создания Бизнес-процессов. Но есть много важных отличия:

  • Входные аргументы – это переменные, с помощью которых Вы можете предать какое-либо значение из родительского Диалогового окна в дочернее Диалоговое окно. Если Диалоговое окно содержит хотя бы один входной аргумент, то оно может запускаться только как дочернее Диалоговое окно. У Входного аргумента есть имя, тип и значение. Если во время работы родительского Диалогового окна не будет задано значение для Входного параметра, то будет использоваться дефолтное значение (которое обязательно нужно задать). Задать значение для Входного аргумента можно двумя способавми:
    • Массовый – щелкнув на шаге вызова дочернего Диалогового окна, можно установить значения для всех Входных аргументов, определенных в этом родительском Диалоговом окне;
    • Индивидуальный – задается с помощью шага Назначить значение.



  • Переменные – используются для временного хранения данных во время работы Диалогового окна. У каждой переменной есть имя, тип и значение. Также как и для Входных аргументов, для Переменных нужно обязательно задать дефолтное значение. Значение переменной задается с помощью шага Назначить значение. Для чего их можно использовать? Ну, например, в них можно поместить результат Ответа (см. далее) или изменять ее значение в зависимости от проверки условий. А после ее можно поместить в Приглашение (см. далее) или вставить в полей какой-либо записи.

    Примечания для Переменных и Входных аргуметов
    • При присвоении значения Переменной или Входному аргументу, присваемы тип данных должен быть либо совместим с типом Переменной или Входного аргумента, либо иметь возможноть в него конвертироваться:
      Тип Переменной/Входного аргумента Поддерживает присвоение следующих типов
      Одна строка Одна строка, Целое число, Число с плавующей точкой
      Целое число Целое число, Число с плавующей точкой (при этом оно подвергается округлению до целого числа)
      Число с плавующей точкой Целое число, Число с плавующей точкой
    • После создания Переменной или Входного аргумента нельзя изменить их тип данных;
    • Нет никакой защиты от переполнения при использовании числовых Переменных или Входных аргументов. Вы должны встроить подобную проверку в логику самого Диалогового окна.
    • Если Вы измените Входной аргумент, используемый в дочернем Диалоговом окне после того, как Родительское диалоговое окно было опубликован, то родительское Диалоговое окно автоматически не получит эти изменения, что может привести к ошибке при выполнении Родительского диалогового окна.
  • Запросы CRM – этот шаг, который создает FetchXML-запрос, результаты которого Вы можете использовать в Диалоговоых окнах (например для заполнения Набора параметров). Запросы могут быть как статическими – т.е. простой преднастроенный запрос, так и параметризованными – это запросы, основанные на ответах, Пользователя, либо на контексте записи. Запросы Вы можете составлять как с помошью Расширенного поиска, так и с помощью текстового редактора;



  • Этап – элемент Диалогового окна, который Вы может добавить также как и любой другой шаг Процесса. Этапы предназначены для логической группировки любых других шагов, которые могут быть добавлены в Диалоговое окно. Их наличие не обязательно, но если вы добавите хотя бы один этап в Диалоговое окно, то все добавляемые шаги должны находится исключительно в Этпапх;


  • Страницы – это и есть те «кирпичики» из которых будет состоять наш «визард» (или «Мастер») – они последовательность отображаются Пользователю, предлагая ему вопрос (Приглашение) и получая от него Ответ. При этом одна Страница может содержать одну и более пар Приглашений и Ответов;
  • Приглашение и ответ – ну, тут все просто… Приглашение – это вопрос или просто сообщение для Пользователя, с помощью которого мы ему сообщаем, какой ответ хотим от него получить. А соответственно Ответ, то значение которое он введет (в отчет на Приглашение) или выберет (из Набра значений). Приглашение и ответ могут быть помещены только в Страницу. Для Приглашения Вы можете задать:
    • Метку – то что будет отображаться в заголовке Приглашения и ответа, а также используется как имя динамического параметра;
    • Текст приглашения – будет отображаться надо опцими выбора Ответа в процессе работы Диалогового окна;
    • Текст подсказки – подсказка, отображаемая в правом пристыкованном «доке» Диалогового окна, когда фокус находится на этом Приглашении и ответе.

    В тексте Приглашения или Комментарии Вы можете создать ссылку на веб-страницу.

    А Ответ может быть четырех типов:

    • Нет – в этом случае от пользователя ничего вводить не требуется – он просто посмотрит Приглашение, почитает Подсказу и пойдет дальше 🙂
    • Ввод одной строки. Для этого типа Ответа можно выбрать один из трех типов данных:
      • Текст;
      • Целое число;
      • Число с плавающей точкой.

    Тип данны Ответа важен, если Вы хотите в последующем исспользовать для всавки в поля форм CRM. И если, например, ответ содержит текстовые данные, то Вы не сможете его вставить в числовые поля.

    Также для этого Ответа можно задать дефолтное значение.

    • Выбор значения из Набора параметров (переключатели). Доступные для Ответа Типы данных:
      • Текст;
      • Целое число;
      • Число с плавающей точкой.

      При этом сам список может заполнятся двумя способами:

      • Фиксированными знаениями, которые Вам тут же необходимо ввести;
      • Динамически – значения для списка поставляются с помощью «CRM запроса» – еще одна новая конструкция доступная только для Диалогового окна.

      Визуально на форме Диалогового окна, данный тип Ответа будет выглядеть как радиобаттоны;

    • Выбор значения из Набора параметров (поле выбора) – полностью аналогично предыдущему варианту, за исключением того, что визуально (на форме) данный тип ответа выглядит как ниспадающий список;
    • Несколько строк – поле ввода многострочного текст;
    • Всю дополнительную неструктурированную информацию также можно написать в виде комментария на какой-либо странице.


  • Как было уже казано, значения Ответов доступны как локальные переменные в Диалоговых окнах. Что в свою очередь означает, что Вы можете гибко реагировать на значения, вводимые Пользователем на каком-либо шаге Диалогового окна и менять направление ветвления Диалогового окна в нужную сторону.
  • Из экземпляра Диалогового окна возможен запуск дочерних Диалоговых окон и Бизнес-процессов, в которые Вы можете передавать параметры, полученные на основе работы родительского Диалогового окна. При этом дочернее Диалоговое окно продолжит синхронную работу, а вот дочерний Бизнес-процесс может работать только асинхронно (при этом родителькое Диалоговое окно может спокойно продолжать работать).

    Примечание:
    • Шаг запуска дочернего Диалогового окна должн быть последним в родительском Диалоговом окне. Иначе Вы не сможете активировать Диалоговое окно;
    • После передачи управления дочернему Диалоговому окну Вы не сможете вернуться и изменится шаги родительском Диалогового окна.
  • Шаг Остановить диалоговое окно выполняет завершение Диалоговое окно, которое еще не «добежало» до конца, но которое нужно, например, остановить по какому-либо условию.

Другие действия позаимствованны из Бизнес-процессов и должны быть Вам знакомы…

И Диалоговые окна не ограничиваются только вышеописанными дафолтными шагами. Так же как и для Бизнес-процессов, Вы можете создавать для Диалоговых окон кастомные шаги (читайте об их создании в одной из последующих статей)

Пример

В качестве примера использования Диалоговых окно, рассмотрим их применение в небольшом сценарий работы колцентра:

  • По распределению действий Кампанию нам достался Звонок, который мы должны совершить;
  • Во время разговора мы должны выяснить заинтересован ли наш постоянный клиент в новом товаре;
  • Если, да то запрашиваем предпологаемый доход и создаем для нашего клиента новую Возможную сделку.
  • Если нет, то ничего не делаем;
  • Закрываем звонок как завершенный

Перейдите Параметры – Процессы – щелкните Создать;

  • В качестве объекта выберите Звонок, а в качестве типа Процесса – Диалоговое окно;
  • Начните с создания новой Страницы, в которую добавьте одно Приглашение и ответ. В это Приглашение и ответ поместите вопрос об заинтересованности клиента новым товаром. Ответ сделайте Набором значений из двух вариантов: Да (1) и Нет (0);
  • Паралельно с первой страницей добавьте проверку условия на то, что клиент ответил Да (1) (ответ доступен в динамических значениях);
  • Добавьте внутрь проверки условия новую Страницу и в нее новое Приглашение и ответ. В этом Приглашении и ответе запросите число с плавующей точкой – это будет предполагаемый доход для Возможной сделки;
  • Последним шагом в проверке условия добавьте создание Возможной сделки. В ней задайте ответственным того же Пользователя, что ответствененн за Звонок. Ответ (динамическое значение) в по предпологаемому доходу поместите в соответстствующее поле. Ну и клиенты из поля В отношении Звонка распихайте куда-нить 🙂
  • Созраните и Активируйте Диалоговое окно;
  • Откройте какую-нибудь заполненную карточку Звонка (еу, или создайте новую);
  • Запустите Диалоговое окно нажав на Ленте кнопку Запустить диалоговое окно и выберите только что созданное Диалоговое окно;
  • Пройдитесь по его шагам, ответи Да на вопрос об интересе новым товаром и задав сумму предполагаемого дохода;
  • Щелкните по Готово в конце процесса (кстати, Вы можете тут просмотреть сводку дейтсвий и ответов Пользователя, нажав одноименную кнопку).

После этого Вы сможете наблюдать новую Возможную сделку, созданную по итогам работы Диалогового окна.






Сессия диалогового окна

После того как Диалоговое окно завершено, информация о результатах его работы будет сохранена в новой записи Сессия диалогового окна и связана записью, для которой бало записано Диалоговое окно. Из этой записи Вы сможете узнать, кто запустил Диалоговое кно, какими были вопросы и ответы и т.д.

Заметьте, что в целях конфиденциальности Вы можете выключить сохранение Ответов клиента в Сеансе диалогового окна. Для этого при настройки Приглавшния и ответов поставьте соответствующий переключатель.

Запись Сеанса диалогового окна создается, как только Вы запускаете Диалоговое окно. Вы ее можете просмотреть и во время работы Диалогового окна – для этого предусмотрена кнопка Сводка (в нижней левой части Диалогового окна).


Примечания

  • Как и Бизнес-процесс Диалоговое окно всегда работает в контексте записи CRM;
  • Если Вы отмените выполнение какой-либо сессии Диалогого окна, Вы не сможете возобновить ее позже.

Массовое удаление записей

Чтобы освободить нас от проблемы ручного удаления записей, у нас наконец есть возможность удалить множество записей, используя Массовое удаление данных. Эта функция уже давно доступна в CRM Online, но отсутствовала в локальных развертываниях. Теперь же ее включили в CRM 2011 во все версии.

В этом визарде (Параметры — Управление данными — Массовое удаление данных) Вы должны определить критерии поиска для объекта. Записи, найденные в соответствии с этими критериями, будут удалены из системы. Также CRM предоставляет возможность запланировать массовое удаление как плановое задание, чтобы оно периодически удаляло записи удовлетворяющие критериям отбора.




Визуализация

Диаграммы (Charts)

Диаграммы (и Панели инструментов – смотрите далее) – конечно же, одно из самых впечатляющих нововведений в CRM 2011. Диаграммы Вы можете лицезреть в двух местах в CRM системе:

  • На Панели даграмм, пристыкованной к большинству Представлений CRM (по умолчанию справа, но это положение можно менять);
  • На вложенных Диаграммах (Sub-grid);
  • На Панелях управелния (об этом позже…).

Диаграммы, пристакованные к Представлениям (т.е. отображаемые в Панели даграмм), динамически изменяется в зависимости от записей, отображаемых в Представлении. При этом если Вы применили к Представлению Фильтр, то Вы должны будете нажать кнопку Обновить диаграмму (на самой Диаграмме), чтобы увидеть релевантную информацию на Диаграмме.

Среди поставляемых типов Диаграмм имеются следующие:

  • Столбчатая;
  • Линейчатая;
  • Линейная;
  • Круговая;
  • Воронка.

Еще больше типов могут быть добавлены посредством разработки с помощью Microsoft Chart Controls для Microsoft.NET Framework 3.5 (на котором и основан функционал Диаграмм в CRM 2011).

В стандартной поставке есть приблизительно 50 Диаграмм, которыми снабжены Представления следующих объектов (Вы можете свободно изменять их и удалять):

  • Организации;
  • Возможные сделки;
  • Интересы;
  • Заказы;
  • Цели;
  • Обращения;
  • Действия;
  • Кампании.

По уровню владения Диаграммы бывают двух видов:

  • Личные Диаграммы могут быть созданы любым пользователем с соответствующей Ролью безопасности и видимы только Пользователю их создавшему. К Личным диаграммам может быть предоставлен Общий доступ другим Пользователями или Рабочим группам. Личные Диаграммы создаются через Ленту;
  • Системные Диаграммы – видимы всем Пользователям. Единственными Ролями безопасности по умолчанию, которые могут составлять системные Диаграммы, являются Системным Администратором и Настройщик системы. Системные Диаграммы создаются через область настроек соответствующего объекта.

Рассмотрим пример создания новой Диаграммы (для объекта Организация):

  • Перейдите к Представлению «Активные организации» объекта Организация;
  • Разверните Панель диаграмм (если у Вас они по умолчанию свернуты);
  • На вкладке Диаграммы щелкните Создать диаграмму – откротется Конструктор диаграмм (также Вы можете вызвать Конструктор через форму настройки объекта – раздел Диаграммы);
  • На ленте выберите нужный тип Диаграммы;
  • Дайте новой Диаграмме какое-нибудь имя;
  • Введите «Название организации» в поле Элементы легенды (ряды) – «Количество: все»;
  • А в Горизонтальные подписи к осям введите «Адрес 1: область, край, республика»;
  • На Ленте, щелкните Сохранить и закрыть.Таким образом, мы создали Диаграмму показывающую количество Организаци в каждой из существующих (в системе) областей.


Как Вы заметили, через встроенный конструктор Диаграмм можно созадавать относительно не сложные Диаграммы. Например, в пределах Конструктора Диаграмм в CRM 2011 Вы не можете составить Диаграмму с двумя уровнями группировки. Но Диаграммы это поддержтвают – Вы только не можете создать их через Конструктор Диаграмм. Для этого необходимо редактировать XML кастомизацию Диаграммы. Но это уже совсем другая история… точнее статья – чего и ждите в недалеком будущем 🙂

Вы можете пристыковывать панель Диаграмм к двум сторонам Представления: к верхней и к правой. Для этого нужно перейти к Представлению нужного объекта и на вкладке Диаграммы воспользоваться кнокой Область диаграмм.

На любой Диаграмме в Панели диаграмм есть ниспадающий список, содержащий все Диаграммы, доступные для данного объекта.

Примечание

Диаграммы (подобно Расширенному поиску) имеет ряд базовых ограничений. Например, мы не можем дать команду диаграмме объекта Бизнес-партнер записи суммировать Возможные сделки, связанные с каждой записью Бизнес-партнера, или наоборот сравнить, поля Возможной сделки со связанными Бизнес-партнерами.

Экспорт/импорт

Как и большинство объектов CRM, Диаграммы можно экспортировать и импортировать. При этом если экспорт/импорт осуществляется с Ленты, то Диаграммы становятся личными, а если через область настроек объекта – системными.

Используя функционал экспорта/импорта можно сделать из личной Диаграммы системную. Для этого:

  • Экспортируйте личную Диаграмму из системы (с вкладки Диаграммы, на Ленте);
  • Через форму настройки объекта импортируете Диаграмму в систему. После этого она будет системной.

Детализация

Функция Детализации – это возможность «проваливаться» в Диаграммы, т.е, напрмиер, кликнуть на каком-либо элементе Диаграммы (например, на столбце), после чего отображается более подробная инфомрация по данным, из которых был составлен этот элемент. У большинства Представлений в CRM 2011 есть кнопка Фильтр на Ленте. Если Вы щелкаете по ней – включается фильтр, аналогичный Excel и который Вы можете использовать для фильтрации данных в текущем Представлении. Так вот, Детализация является только визуальным методом применения Фильтра.

Продолжим, что Вы открыли представление «Активные организации» и развернули нашу тоолько что созданную Диаграмму. И чтобы детализировать информацию по каому-либо региону, просто щелкните по соответствующему столбцу в Диаграмме и в текущем Представлении отобразятся только записи с этим регионом (по факту к Представлению применится Фильтр).

Более того, Вы можете тут же построить новую Диаграмму на основе другого поля и другого типа по отфильтрованным записям Представления. Для этого:

  • После того как Вы задействовали функцию детализаци на Панели диаграмм появится маленькая панелька;
  • В ней в ниспадающем списке «Выберите поле» укажите поле объекта, по которому должна строиться новая Диаграмма;
  • Выберите тип новыой Диаграммы и нажмите кнопку со стрелкой вправо.

Предположим, что Вы хотите видеть как распределены Ваши клиенты по городам какого-либо региона. Для этого, детализируйте Вашу Диаграмму по нужному региону — укажите в списке «Выберите поле» атрибут «Адрес 1: Город», выделите курговую Диаграмму и затем щелкните на кнопке в виде «стрелке вправо» на той же панельки.


Примечания:

  • После использования Детализации используйте маленькую кнопку (стрелка влево) под Диаграммой, чтобы вернуть детализацию на шаг назад. Щелчок на кнопке «Домой» вернет Вашу Диаграмму к отправной точке;
  • Если Вы хотите сохранить какое-либо Представление полученное в результате Детализации, то можете воспользоваться соответствующей функцией на вкладке Представление на Ленте;

Панели мониторинга (Dashboards)

Панели инструментов (или Dashboards) теперь являются встроенной частью MS CRM 2011 и что самое интересное – каждый юзвер может настраивать их для себя самостоятельно. И для этого не требуется ни Reporting Services, ни Sharepoint (или какие-либо другие средства визуализации). Это все стандартный и встроенный функционал CRM.

Процесс создания Панелей мониторинга является очень простым и удобным, что позволяет создавать их даже простым пользователям. В стандартную поставку Dynamics CRM 2011 входит семь Панелей мониторинга, которые покрывают типичные сценарии продаж, маркетинга и сервиса.

Базовый процесс создания панели нструментов выгладит так:

  • Переместитесь к Панелям монитоинга в Рабочей области;
  • На Ленте щелкните Создать – откроется диалоговое окно создания новой Панели мониторинга;
  • Выберите макет будущей панели инструментов (Вам доступно 6 преднастроенным макетов);
  • На следующем экране Вы можете заметить на Ленте 4 кнопки, с помощью которых Вы можете изменить размер каждой области Паенли мониторинга, тем самым изменив ее макет;
  • Теперь, с помощью 4 кнопок, расположенных в каждой ячейке (а также на панели инструментов) Вы можете задать один из четырех контентов:
    • Диаграмма (Chart) – позволяет вставлять в Панель мониторинга Диаграммы, преднастроенные для определенного набора данных.
      В диалоговом окне, открывающемся при выборе Диаграммы у Вас будет 3 ниспадающих списка:

      • Типа записи: имя объекта, записи которого будут участвовать в построении Диаграммы;
      • Представление: имя Представления, которое будет использоваться для построения Диаграммы.
      • Диаграмма: преднастроенная ранее Диаграмма.

      Когда курсор нависаете над какой-либо диаграммой, отображаемой в Панелях мониторинга, у нее в правом верхнем углу появляются три кнопки:

      • Обновить Диаграмму (без комментариев 🙂 );
      • Просмотреть записи: открывает новое окно с Представлением, из записей которого была построена Диаграмма;
      • Увеличить диаграмму: щелчек по ней «разворачивает» Диаграмму на всю область панели мониторинга. По крестику в правом верхнем углу Вы можете обратно ее «свернуть».
    • Список (List) – позволяют вставлять отдельные Представления в Панель мониторинга.
      В диалоговом окне вставки Списка у Вас есть 2 ниспадающих списка:

      • Тип записи: имя объекта, записи которого будут участвовать в построении диаграммы.
      • Посмотреть: имя представления, которое будет отображаться на диаграмме.
    • iFrame – iFrame это iFrame 🙂
      Диалоговое окно настройки iFrame’а аналогично тому, что используется при настройки форм объектов и работает точно так же.
    • Веб-ресурс (Web Resource) – Веб-ресурсы позволяют вставлять статический Веб-контент в панель инструментов, обычно это Silverlight или HTML. Они отличаются от iFrame’ов тем, что контент Web Resources’ов хранится в базе данных CRM и извлекается оттуда перед отображением. Для того, чтобы вставить Веб-ресурс:
      • Щелкните по лукапу Web Resource, и выберите веб-ресурс, который Вы хотите добавить;
      • Задайте для веб-ресурса имя и метку.

      Заметьте, что в панели инструментов Вы можете использовать только Веб-ресурсы следующих типов: HTML, Silverlight, PNG, GIF, JPEG, ICO;

  • Сохраните и закройте Панель мониторинга. И можете идти на нее смотреть 🙂

Комбинируя вставки различного контента и макетов, Вы можете создавать весьмя хитроумные Панели мониторинга.






Как и с Диаграммыми. Вы можете создавать личные (через Ленту) и системные (через область настройка объекта) Панели мониторинга. Но для этого Вам нужны соответствующие полномочия.

Вы можете взять существующую Панель мониторинга и используя функцию «Сохранить как» (на Ленте), создать ее копию и затем модифицировать, вместо того, чтобы создавать ее с нуля.

Панель мониторинга можно открыть в отдельном окне:

  • Чтобы открыть дефолтную панель перейдиет по URL: http://crm_server/workplace/home_dashboards.aspx;
  • А чтобы сразу перейти к конкретной Панели мониторинга, скопируйте ее URL из контекстного меню Ярлыка (более подробно читайте в главе «Интерфейс»).

Панели мониторинга, вероятно, станут новой любимой игрушкой среди бизнес-пользователей, поскольку они любят смотреть на всякие симпатичные диаграмки 🙂

Комментарии (21)
  • Юрий 11.04.2011

    Спасибо за очень интересный обзор. Жду следующих.
    Подскажите , если знаете, где можно найти Samples Data для CRM 2011

  • slivka_83 11.04.2011

    Бобрый день 🙂

    Параметры — Управление данными — Демонстрационные данные 🙂

  • Павел 11.04.2011

    Добрый день!
    Спасибо Вам большое за подробный отчёт по 2011.
    Давно читаю Ваш ресурс — за него также отдельное спасибо.

  • anton.zubarev 11.04.2011

    Спасибо. Пиши ещё!

  • Alex_Spb 11.04.2011

    >»Есть безграничные возможности для диалоговых окон в CRM.»

    Мне кажется возможности диалогов сильно ограничены
    тем , что там можно вводить только строку и число.
    Т.к. потребность выбора из справочников при реализации диалогов возникает довольно часто.

  • slivka_83 11.04.2011

    Так можно выбирать данные из Набора значений. В том числе формируемого с помощью динамических запросов 🙂 А вот с датами действительно хреново… но вроде можно будет кастомные ответы создавать… нада пробовать 🙂

  • SpecTR 11.04.2011

    >»Создайте новое поле для какого-либо объекта и при его созданиее включите опцию «Безопасность поля». Будьте внимательны при создании нового поля: данная опция по умолчанию отключена и после сохранения нового поля ее значение изменить нельзя;»

    Это не совсем так. У поля можно вызвать «свойства» перейти на складку сведения и нажать «изменить» поменять «Безопасность поля», сохранить и закрыть, а потом просто опубликовать форму

  • slivka_83 11.04.2011

    Да Вы правы 🙂 только это не «не совсем так», а совсем не так 🙂 безопасность поля можно включать и выключать в любой моемент 🙂 спасибо за подсказку… нада поправить описание 🙂

  • Alex_Spb 11.04.2011

    Похоже что в Iframe панели мониторинга отключаются скрипты,
    jquery у меня в таком iframe не работает никак.

  • Julia 11.04.2011

    Пожалуйста, помогите. Мой вопрос простой, но в тот момент я не мог найти никакого ясного ответа. Меня беспокоит отсутствие определенности в отношении процессов и диалогов в MS Dynamics CRM, 2011 год. После этого у меня нет примеров Бизнес-процессы и диалоги, которые я хотел бы работать и улучшать их. Мой вопрос таким образом, является ли это из-за плохой установки, или есть вероятность того, что после установки не существует готовых движений и диалоги? Буду благодарен за помощь и предложения по решению этой проблемы.

  • slivka_83 11.04.2011

    > Julia
    Нет, это не плохая установка! 🙂 В чистом CRM нет никаких преднастроенных Бизнес-процессов или Диалоговых окон.

  • Михаил 11.04.2011

    Добрый день!

    Вопрос такой. Существует ли какая-то возможность накладывать легенду на Field level Security?

    То есть чтобы можно было определять принадлежность записи к конкретному пользователю — и в зависимости от этого выбирать может он выполнять действие над полем или нет. Точно также как в ролях безопасности.

    Пример: Есть поле «Номер паспорта» в карточке контакта. Если ответственный за карточку — текущий юзер, то може править поле, если нет — то не может.

    Спасибо!

  • slivka_83 11.04.2011

    Добрый день.

    Насколько мне известно — нет!

  • Михаил 11.04.2011

    Странно, это ведь было бы очень полезно!
    Других ведь способов нет сделать поле доступным для ответственного и скрыть это поле от всех остальных?!

    Даже если попробовать скрыть всю сущность от всех, оставив ее только автору (организация, например), то тогда не работает поиск повторяющихся данных, что сразу автоматом плодит кучу дубликатов.

    Неужели нет никакого решения? Хотя бы неподдерживаемого?!

  • slivka_83 11.04.2011

    Нет, даже неподдерживаемое решение мне неизвестно 🙁

    из поддерживаемого можно предложить написать свой поиск дубликатов или пусть админ ищет и удаляет дубликаты!

  • Dmitry 11.04.2011

    Странное отличие 4 от 2011 — это отсутствие в 2011 в workflow ожидания даты наступления события. Теперь через workflow невозможно ожидать наступления какой то даты для запуска шага процесса. Подскажите пожалуйста как поступить если есть такая необходимость. Спасибо.

  • slivka_83 11.04.2011

    А что значит нету? Условие ожидания есть. Или Вам нужно что-то еще?

  • Dmitry 11.04.2011

    Спасибо за ответ! Уже нашел как это делается.

  • Павел 11.04.2011

    Весьма печально, что диаграммы не могут оперировать данными связанных объектов. С таким ограничением от них куда меньше толку.

  • Борис 11.04.2011

    » Вы можете создавать для Диалоговых окон кастомные шаги (читайте об их создании в одной из последующих статей)»

    Здравствуйте, а такая статья в итоге появилась? А то что-то найти не могу… и никак к разработке оной не подступлюсь… при том что кастомные шаги БП ваять могу.

  • slivka_83 11.04.2011

    Добрый день.

    К сожалению мне не известны подобные возможности доработок Диалогов. А данное утверждение в статье было написано на ранних стадиях знакомства с ней и судя по всему ошибочное…

*

code