Расширенная функциональность
13
Апр
8

CRM 2011 или найди 10 отличий… Функционал, эпизод II

Формы

Мульти-формы (Role-based forms)

Microsoft Dynamics CRM 2011 для каждого объекта можно иметь не одну форму, как раньше, а несколько – с разным набором полей и разными настройками. И отображать Пользователю форму в зависимости от его Роли.

Это делает возможным следующий сценарий:

  1. Показывать различные формы Пользувателю в зависимости от его роли в организации;
  2. Позволить пользователю выбирать форму в зависимости от действия, которые необходимо выполнить;
  3. Печать записи теперь печатает текущую выбраннцю форму. Это означает, что форма может быть специально разработана для того, чтобы настроить Печать записи (что не представлялось возможным в предыдущих версиях CRM);
  4. С помощью нехитрого javascript-кода мы можем показывать (при открытии) нужную форму, в зависимости от значений каких-либо полей;
  5. Использую возможность скрытия пунктов навигационного меню на форме, из нескольких форм можно создать аналог Диалогов, т.е. последовательности выполняемых шагов.

Как создать несколько форм:

  • Перейдите к настроке нужно объекта — раздел «Формы»;
  • На панели щелкните Создать — Основная форма;
  • В открывашемся конструкторе настройет нужный набор полей и параметров для новой формы, затем сохраните и опубликуйте объект.

После этого вверху в левом навигационном меню формы появится ниспадающий список содержащий все доступные для текущего пользователя формы 🙂



По умолчанию эта форма будет доступна юзверам с Ролью админа и настройщика. Для того чтобы другие юзверы получили к ней доступ выполните следующее:

  • На панели инструментов, в разделе Формы настройки нужного объекта выделите нужную Вам форму и, либо щелкните Назначить роли безопасности, либо откройте эту форму в редактора форм и на Ленте нажмите кнопку Назначить роли безопасности;
  • В открывшемся диалоговом окне отметьте галками Роли безопасности, которым хотите предоставить доступ к выбранной форме, либо предоставьте сразу всем юзверам (установив соответствующий переключатель).


Как это работает:

  • Если у Роли есть формы, к которым ей явно пердоставлен доступ, то только эти формы отображаются для Пользователя;
  • Если у Роли нет явно назначенных для нее форм, то все формы, у которых (в диалоговом окне назначения ролей для формы) установлена галка «Предоставить резервную форму», показываются Пользователю. Любой объект обязательно должен иметь хотя бы одну форму с установленной галкой «Предоставить резервную форму».
    Если Пользователю в соответствии с настройками можно показывать несколько форм, то вверху, на левой навигационной панели формы он увидит ниспадающий список, в котором будут представлены все доступные для него формы. Выбирая какое-либо значение из списка, он будет изменять отображаемую в текущий момент форму.
    Изменить порядок отображения форм в этом списке, можно так: форма настройки объекта — раздел Формы — Порядок отображения форм — Набор основных форм. В открышемся диалговом окне пользователь может с помощью стрелок менять порядок вывода форм. Самая верхняя форма, доступная Пользователю будет для него формой, отображаемой по умолчанию.


Примечание: Вы можете также скопировать существующую форму для того, чтобы на основе нее внести какие-то изменения в новую форму. Для этого нужно открыть ее и нажать Сохранить как.

З.Ы. Еще мульти формы могут быть своего рода заменой Field-level Security. Вы можете создать несколько форм, в каждой из которой установить свойтсво «только для чтения» для нужных полей или целых секций. Ну и затем раздать различным Ролям безопасности доступ к различным формам;

Очень важно!

Имейте в виду: мульти-формы не средство защиты! Они всего лишь инструмент представления данных и не ограничивают доступ к данным как к таковым. Пользователи по-прежнему могут получить доступ к данным, например, через Расширенный поиск.

Печать форм

Не совсем очивидное новшество: Мульти-формы, путем настройки оных, позволяет созадвать различные выходные печатные формы. Потому что при вызове фнкции печати всегда будет использоваться макет текущей формы.



Вложенные представления (Sub-grid)

Вложенные Представления – связанные Представления, вынесенные на основную форму объекта. Да-да, возрадуемся 🙂 теперь это стандартный функционал и не надо больше мудрить с iFrame’ами и JavaScript. К тому же легко настраивается (при некоторых ограничениях) через пользовательский интерфейс!

Рассмотрим пример, как вынести Представление связанного объекта Контакт на форму Организации:

  • Перейдите к конструктору форм объекта Организация;
  • В конструкторе форм перейдите на вкладку Вставить (на Ленте) и добавьте на форму новую вкладку с одним столбцом (если не хотите то можете использовать одну из существующих);
  • Затем щелкните по кнопке Вложенная сетка – откроется диалоговом окно, в котором Вам необходимо определьть следующие параметры:
    • Источник данных:
      • Записи – эта настройка регулирует следующий ниспадающий список «Сущность» и позволяет выбирать:
        • Только связанные записи – в этом случае во вложенном Представлении можно выводить только объекты, которые связаны связью 1:N с текущем объектов;
        • Все типы записи – во вложенном Представлении можно вывести любой объект системы (если кончено его вообще можно выводить в Представлениях) вне зависимости от того имеет ли он связь 1:N с текущим объектом.
      • Сущность – выберите объект, который будет источником данных вложенного Представления;
      • Представление по умолчанию – необходимо выбрать Представление, которое будет по умолчанию выведено на экран во вложенном Представлении. В списке доступны только системные Представления соответствующего объекта (при этом Вы тут же можете создать новое или изменить выбранное Представление).
    • Дополнительные параметры:
      • Показать поле поиска – отображает/скрывает поле поиска во вложенном Предствлении для отбора записей в нем, по определенному тексту;
      • Показать индекс – отображает/скрывает алфавит внизу вложенного Представления, позволяющий пользователю быстро переходить записям, начинающимся с определенной буквы;
      • Определить возможность менять пердставления во вложенном Представлении. При этом Вы можете либо разрешить выбирать любые системыне Представления, так и ограничить их список определенным набором (набор составляется путем выделения Предствлений);
    • Параметры диаграммы:
      • Выбирать диаграмму, которая будет по умолчанию отображаться во вложенном Представлении;
      • Показывать только диаграмму – отображает во вложенном Представлении только Диаграмму, а сами записи Представления – нет (интересная опция… 🙂 );
      • Выбор отображения диаграммы — позволяет пользователю выбирать отображаемую во вложенном Представлении Диаграмму (из других доступных для данного объекта Диаграмм).

    Для нашего примера выберите в качестве сущности «Контакты», а остальные параметры на свое усмотрение;

  • Cохраните и опубликуйте форму.

На этом все (кто бы мог подумать 🙂 ) – можете идти на форму и любоваться новым вложенным Представлением!



Хозяйке на заметку: при выделении вложенного Представления на форме, Лента формы динамически изменяется, чтобы отобразить операции, доступные для этого связанного объекта.

И еще: Вы можете создать столько вложенных Представлений, сколько захотите, но имеют в виду, что только первые четыре из них будут загружены автоматически. Остальные потребуют использования скрипта чтобы загрузить их. Это сделано в целях оптимизации производительности.

Импорт

Импорт, как и большенство функций CRM теперь (также) запускается с Ленты. Да и сама процедура импорта, как и ее возможности пертерпела значительные изменения…

Шаблон для импорта данных

CRM теперь предоставляет Шаблоны для импорта данных для каждого своего объекта. Шаблон для импорта данных этой файл в формат Excel XML Spreadsheet 2003, который может быть экспортировн из CRM, заполнен данными и обратно импортирован в CRM.

Столбцы в Шаблоне соответствуют полям определенного объекта CRM.

При этом в Шаблоне импорта данных для каждого столбца используется Excel’евская функции, которые производят проверку вводимых данных, а также выполняют некоторые другие сервисные функциия проверки данных, которая контроллирует вать вводимый в ячейку тип данных или вводимые значения. Вот список этих проверок (и еще кое-какие удобства):

  • Для какждой ячейки/столбка имеются всплывающие подсказки, которые показывают различную полезную информацию:
    • Тип поля;
    • Ограничения (например, максимальная длинна текстовой строки и т.д.);
    • Обязательность заполнения полей (если обязательные поля не будут заполнены, то строчка просто не импортируется);
    • И т.д.
  • Если поле в CRM имеет тип Набор значений (или Два параметра), то в Excele в ячейке соответствующего столбца Шаблона Вы сможете выбрать значения только из ниспадающего списка (с точно такими же как в CRM значениями);
  • В Excel Вы можете ввести в числовые поля тоолько значения из диапазона, который определен для соответствующего поля CRM.

Чтобы воспользоваться Шаблоном для импорта данных:

  • Выгрузите Шаблон импорта данных:
    • Либо: Параметры – Управление данныеми – Шаблоны для импорта данных – в открывшемся диалоговом окне выберите объект и щелкните «Загруить»;
    • Либо: перейдите к Представлению нужного объекта и выгрузите Шаблон с Ленты (кнопка Импорт данных – Загрузить шаблон импорта данных).
  • Сохраните файл <имя_объекта>.xml на жестком диске и откройте его в Microsoft Excel;
  • Заполните его данными и можете начинать процедуру импорта в CRM… она кстати пройдет в почти автоматическом режиме, поскольку всю нужную служебную информацию мастер Импорта возмет и XML-файла с данными.



Типы импортируемых файлов

В CRM 2011 могут быть импортированы следующие виды документов:

  • XML spreadsheet 2003 и выше (.xml)
  • Comer Separated Values (.csv)
  • Text (.txt)
  • Compressed file (.zip)


Способы сопоставления данных

После загрузки файла и определении, система Вас попросит способ маппинга данных (если она автоматически не сможет его определить). У Вас есть на выбор следующие варианты:

Системные сопоставления данных Когда используется
По умолчанию (автоматическое сопоставление данных) Используйте этот маппинг, чтобы Мастер импорта данных автоматически сопоставил столбцы из исходного файла и поля CRM. Для автоматического маппинга необходимо:

  • Имена исходных файлов должны точно соответствовать с отображаемым названиям объектов;
  • Заголовки столбцов в исходном файле должны точно соответствовать отображаемым названиям полей CRM.

Если Мастер импорта данных не cможет сопоставить какой-либо файл или столбец, то Вам будет предоставлена возможность вручную произвести сопоставление файлов и полей, в соответствующих шагах визарда.

Для данных универсального Контакта и Организации Используйте это сопоставление, если Ваш импортируеймый файл содержит записи Контактов и Организаций, в которых Контакт является основным типом записи.
SampleDataMap Не преднастроенный маппинг, используется для ручной настройки во время импорта и созданиии на его основе пользовательской карты сопоставления.
Сопоставление данных для Salesforce.com Когда используется
For Full Data Export Используйте этот маппинг, когда Вы получили свои данные используя функцию Full Data Export из Salesforce.com.
Данные, которые получены с использование этой опции, содержат заархивированные .csv файлы для каждого объекта Salesforce.com.
For Report Export Используйте этот маппинг, когда Вы получили свои данные, используя функцию Report Export из Salesforce.com.
Данные, которые получены таким образом, доступны в отдельных .csv файлах. Вы можете их все сжать в один .zip архив и за один раз загрузить CRM.
For Contact and Account Report Export Этот маппинг используется, когда Ваш исходный файл содержит записи Контактов и Организаций из Salesforce.com, в которых Контакт – основной тип записи.
Сопоставление данных для диспецтчера контактов Microsoft Outlook Когда используется
Для BCM 2010 Используйте этот маппинг, когда Ваши исходные файлы содержат данные полученные из Microsoft Outlook Business Contact Manager 2010.
Пользовательское сопоставление данных Когда используется
<название сопостовления&rt; При выполнении импорта, на одном из последних шагов у Вас есть возможность задать имя для новой карты сопоставления. При этом в ней сохранятся все заданные в процессе импорта настройки сопоставления. Либо Вы можете вручную создать их и импортировать через Параметры – Управление данными – Сопоставления данных. Все созданные таким образом карты сопоставления будут отображаться в разделе Пользовательское сопоставление данных.


Создание объектов «на лету»

Если после загрузки файала для импорат, система не сможет авоматически «угадать» записи какого объекта Вы хотите импортировать, то она предложит на выбрать неколько вариантов действий:

  • Не сопоставлено;
  • Создать новый объект – данная опция позволит Вам создать новый объект в CRM. Для этого под ниспадающем списком появится дополнительная область, в которой Вы должны будете указать параметры нового объекта;
  • Пропустить – отмена импорта текущего файла;
  • Ну, или выберите нужный Вам объект из заведенных в системе.


Сопоставление полей «на месте»

Для специфического (т.е. не заложенного в стандартную поставку системы и не не определяемого автоматически) сопоставления полей больше не нужно создавать отдельную запись маппинга. Теперь все это можно проделать прямо в процессе импорта.

Интерфейс сопоставления полей стал более понятным (чем в CRM 4.0). Обязательные поля выведены на верх экран, чтобы отделить их от обычных полей. Все поля «снабжены» ниспадающими списками и если был выбран автоматический способ сопотавления данных, то Мастер импорта данных попытается автоматически сопоставить поля.


Создание полей «на лету»

Также как и с объектами, если при автоматическом сопоставлении пелей не удалось подобрать для столбца (из импортируемого файла) поле CRM, Вы можете тут же (на шаге сопоставлени полей). Точнее Вам будет пердложено на выбор два варианта:

  • Пропустить (т.е. сответстующий столбец просто не игнорируется);
  • Создать новое поле. При этом тут же но форме появится новая область, которой Вы можете задать параметры создаваемого поля.


З.Ы. Вам не обязательно для всех не нужных полей проставлять «Пропустить». Вы можете просто нажать далее, тем самым массово проигнориров их.

Неcколько объектов в одном файле

В CRM 2011 Вы можете импортировать данные из одного файла в сразу много объектов. Например, если у Вас есть CSV файл, который содержит одновременно данные по Контактам и Организациям:


Вы видите, что здесь есть столбцы, принадлежащие объекту Контакт и столбцы, принадлежащие объекту Организация. Также заметьте, что много Контактов принадлежат одной и той же Организациий. Это значит, что когда эти данные будут импортированы в CRM, то должны быть созданы 5 записей Контактов и 2 записи Организации. Визуально это выглядит так:


Раньше создание такой структуры было довольно утомительным занятие, но используя CRM 2011 Вы можете сделать все это за один раз и из одного файла! Для этого:

  • Запустите Мастер Импорта с Ленты (можно также и через раздел Импорт в Рабочей области);
  • Загруите созданный CSV файл;
  • На шаге выбора маппинга выберите Для данных универсального контакта и организаций;
  • Дойдите до шага сопоставление полей. На нем в левой панельки Вы увидите названия объектов в которые можете импортировать данные из файла. Переключаясь между ними, сопоставьте столбцы файла соответствующим полям объектов Контакт и Организация. Обязательно сопоставьте поле Родительский клиент в Контакте (укажите в нем название организации), чтобы создать связь между двумя объектами;
  • Жмите Далее чтобы завершить импорт. На этом все 🙂 Можете идти проверять созданные Организации и Контакты.




Примечания:

  • Вы можете сопоставить один и тот же столбец на двух (и более) объектов;
  • Не сопоставляетй столбцы импортируемого файла с полями, имеющими уникальные значения. Такими как поле «Account» в объекте Организация. Это вмешается в логику обнаружения дубликатов и приведет к созданию дублирующихся записей;
  • В примере выше, все строчки одной и той же Организации имеют одинаковые значения. Если бы хоть одно поле отличалось для организации с одинаковым названием, то система восприняла бы такие оргаизации как разные;
  • Порядок столбцов в импортируемоем файле не имеет значения. В примере файала показанного на скриншотах, столбцы данных, принадлежащие Контакту и Организации, сгруппированы вместе для облегчения восприятие.

Создание маппинга для нескольких объектов

«Для данных универсального контакта и организаций» позволяет за один раз загружать только Контакты и Организации. Но Вы не ограничены только этими объектам и только предастроенными маппингом. Чтобы создать свой маппинг с другими объектами выполните следующее:

  • Перейдите Параметры — Управление данными — Сопоставление данных;
  • Экспортируйте маппинг «For Contact and Account Report Export»;
  • Откройте на редактирование XML файл маппинга в каком-нибудь текстовом редакторе;
  • Добавьте перед закрывающем тегом такой код:
    <EntityMap TargetEntityName="lead" SourceEntityName="lead" Dedupe="Eliminate" ProcessCode="Process">
      <AttributeMaps>
        <AttributeMap>
          <SourceAttributeName>subject</SourceAttributeName>
          <TargetAttributeName>subject</TargetAttributeName>
          <ProcessCode>Process</ProcessCode>
        </AttributeMap>
      </AttributeMaps>
    </EntityMap>
    

    Этот код всего лишь добавляет к сопоставляемым объектам Интерес;

  • Импортируйте его обратно в CRM. И теперь при создании нового импорта Вы сможете выбрать новый маппинга. А при сопоставлении полей выбрать объект Интерес 🙂

P.S. Вы можете и с нуля писать свой маппинг, но редактировать существующий гораздо проще 🙂




Обновление записей

В CRM 2011 появилась (если быть совсем «точным» — вернулась) функция обновления записей CRM путем импорта обноввлений. Чтобы проделать это:

  • Запустите процедуру Экспорта данных в Excel для любого объекта;
  • Помимо прочего в диалоговом окне Экспорта данных в Excel поставьте галку «Сделать эти данные доступными для повторного импорта, включая заголовки обязательных полей»;
  • Нажмите «Экспорт» данные, сохраните сгенерированый файл на жестком диске и откройте его в Excel;
  • Измените нужные записи и, если хотите, добавьте в конец файла новые. При этом буду доступны те же функции проверки и ограниения ввода, что и для Шаблона для импорта данных;
  • Вернитесь в Crm и запустите процедуру Импорта. При этом в качестве импортируемого файла выберите тот, что рагее выгрузили из CRM;
  • На следующем шаге Вам будет выведено сообщение, что система обновит уже имеющиеся в CRM записи… чего собственно нам и требуется 🙂 Завершите процедуру импорта и можете идти проыерять обновленные записи 🙂



Примечание:

Для обеспечения обновления данных, CRM встраивает некоторые скрытые столбцыв экспортируемый файл. Эти столбцы содержат даты последнего обновления записей и их ID. Это позволяет CRM гарантировать, что при импорте не будут созданы дубликаты записей, а также то, что изменения, произведенные в Excel, не перезапишут более свежие изменения, которые во время редактирования экспортированного в Excel файла, были произведены непосредственно в CRM.

Удаление импортированных данных

Чтобы удалить все записи импортированные за одну процедуру Импорта перейдите в Рабочую область — Импорт, выберите запись, соответствующую выполненной процедуре импорта и щелкните на Ленте Удалить — Все записи, импортированные в эту сущность во время этого импорта.


П.С. раньше, чтобы сделать тоже самое, приходилось открывать запись Импорта и перейдя к связанным импортированны записям вручну (максимум по 250 штук) удалять их.

Несколько файлов за один раз

Как Вы возможно снаете одним из преимуществ DMM в CRM 4.0 была возможность импорта более чем одного объекта за один раз. Теперь эта функциональность перекочевала в веб-импортер CRM. Попробуем ее в действии…

  • Создайте два CSV файла, один из которых заполнен данными для импорта в объект Контакт, а другой данными для объекта Возможная сделка (при этом в Возможной сделке должна быть ссылка на Контакт из первого файла или из CRM);
  • Поместите оба файла в ZIP-архив;
  • Запустите процедуру импорта из CRM;
  • В качестве файла для импорта выберите созданный ZIP-архив. Система сразу распознает в нем два файла;
  • Выберите автоматический способ сопоставления;
  • Если система не распознает объекты – сопоставьте их вручную;
  • Затем сопоставьте поля объектов и обязательно задайте в Возможной сделке ссылку на Контакт. При этом укажите, по какому полю производить сопоставление;
  • Закончите процедуру импорта и идите смотреть на два импортированных и связанных объекта.




Действия

Кастомные Действия

В CRM 2011, когда Вы создаете новый объект, у Вас есть опция создать его как кастомное Действие (например, SMS). Соответственно это кастомное Действие будет иметь все атрибуты стандартных действий: поля Кому, От, Копия, Скрытая копия, В отношении, Начало, Конец… и т.д. (эти поля Вы по прежнему не можете настраивать), оно также будет отображаться в разделе История/Действия различных форм объектов.

После установки флажка «Определить как сущность», несколько опций станут серыми (такие как Тип собственности, поскольку Действие может принадлежать только Пользователю или Рабочей группе, но не Организации). А вот опция «Отображение в меню действий» наоборот станет доступной – если она будет установлена, то новое Действие будет отображаться в различных списках Действий (например, в ниспадающем списке создания нового Действия или фильтре по типу Действия в Представлении Действий). Если же снять галку «Отображение в меню действий», то новое Действие все равно будет создано, но оно не будет видно Пользователям через привычные способы создания записей Действия.

Учтите, что опция создания нового Действия доступна только при создании нового объекта.


Представления Действия и История

Связанные Представления Действие и Закрытые действия теперь полность настраиваемые и работают точно также как и любые другие Представления (например, для них можно настраивать фильтрацию и задавать сортировку).


Лукап на Действия

Действия, теперь работают во многом более схоже с другими объектами CRM. И в частности Вы можете теперь создавать лукапы на любой тип действия.


Повторяющиеся Встречи

Теперь Вы можете создать в CRM Повторяющиеся встречи, как в MS Outlook.

Чтобы создать Повторяющуюся встречу в CRM 2011 Вы можете либо сначала создать обычную Встречу, затем щелкаете Планирование — Повторение на Ленте, чтобы увидеть опции Повторяющееся встречи. А можете сразу на Ленте щелкнуть создание Повторяющейся встречи. При этом Вам все равно придется диалоговое окно Повторение чтобы задать параметры Повторяющейся встречи – иначе система не позволит сохранить такю Встречу.

Как было уже сказано кнопка Повторение открывает диалоговое окно настройки Повторяющейся встречи (которое очень похоже на аналогичное окно Outlook).
В нем Вам сначала нужно установить Начало и Окончание, которое автоматически обновит Длительнсоть. Эти параметры, кстати, автоматически подтягиваются с записи Встречи когда вы открываете диалог настройки Повторения.

Затем Вы должны установить Шаблон повторения:

  • Ежедневный
  • Еженедельный
  • Ежемесячный
  • Ежегодный

После чего указываете частоту повторов. Эта опции будут отличаться, в зависимости от выбранного Шаблона повторения.
Наконец Вы можете установить Диапазон повторения:

  • Начало диапазона – которое определяет когда повторение запустится;
  • Конец диапазона – определяет время окончания диапазона. В качестве значения можно указать:
    • Не заполнять, сделав, таким образом, повторение бесконечным;
    • Количество повторений, после которых Повторяющаяся встреча не должна создаваться;
    • Или окончание определенной датой.

После сохранения все Повторяющиеся встречи сразу будут созданы в системе.



Вы можете отредактировать периодичность повторения всего ряда, либо закрыть его весь сразу. Для этого нужно открыть любой экземпляр повторяющийся Встречи и щелкнуть на лените Изменить ряд. После чего в Вам будут доступны кнопки Повторение – Планирование и Завершение рядов.



Примечание:

  • Только первые 15 экземпляров ряда Встреч будут выведены на экран в Календаре. При этом Встречи все еще будут создаваться (даже если их больше 15), но в Календаре будут отображаться не более 15 за раз;
  • Повторяющиеся Встречи поддерживают полную двунаправленную синхронизацию с Клиентом CRM Microsoft Dynamics 2011 для Outlook;
  • Повторение Встреч в Outlook основа на Правилах, в то время как в CRM повторяющиеся Встречи создаются и сохраняются в базе данных как отдельные записи. Это позволяет другим компонентам CRM работать независимо над отдельными записями Встреч;
  • В отличие от Outlook, CRM позволяет нам обновлять правило повторения ряда, сохраняя при этом предысторию повторяющегося ряда. Это происходит потому что при изменениее параметров повторения, все предыдубщие экземпляры повторяюшейся Встречи отменяются и на их месте создаются новые. Таким образом Вы можете посмотреть отмененные повторяющиеся Встречи.

Массовое закрытие Действий

Несколько записей Действий одного типа теперь можно завершить в один клик. Для этого необходимо выделить их и нажать кнопку «Отметить как завершенное» на Ленте, после чего выбрать статус с каким хотите закрыть Действия.


Электронная почта

Отправка Электронной почты для кастомных объектов

В CRM 4.0, по умолчанию, единственные объекты, для которых можно отправлять электронную почту через Действие Электронной почты или Бизнес-процесс, являются Организация, Контакт, Интерес и Пользователи. Если бы Вы хотели отправить электронную почту для записей кастомных объектов, Вам понадобился бы, например, плагин.

Однако CRM 2011 покончил с этой проблемой, т.к. теперь есть встроенный и поддерживаемый способ отправки электронной почты и для кастомных объектов. Все, что нужно для этого сделать – устанавливить флажок «Отправка электронной почты» при создании объекта. После сохранения нового объекта, автоматически будут создано поле адреса Электронной почты, которое Вы сможете вынести на форму.

Заметьте: эта опция может быть включена только при создании нового объекта.



Утвердить адрес электронной почты

Утвердить адрес электронной почты — это кнопки раположенные на Ленте прдеставленпя Пользователей и Очередей.

В CRM 2011 реализован новый функционал работы с элетронной Пользователе и Очередей, в соответствии с которым по умолчанию система будет работать с электронной почтой только тех Пользователей и Очередей, которые прошли проверку и были утверждены.

С соответствующей целью на Ленте Прдеставления Пользователей и Очередей расположены две кнопки: Утвердить адрес электронной почты и Отклонить адрес электронной почты. И если функционал по отслеживанию Электронной почты включен (включается и отключается в Параметры — Администрирование — Настроках системы — Электронная почта), то при поптыки отправить сообщение такому Пользователю или Очереди приведет с сообщению об ошибке (в виде желтеньго алерта вверху формы Электронного письма). И такие Пользователи и Очереди не будут находиться в Маршрутезаторе электронной почты.


Рассылка по электронной почте

Новая кнопочка на Ленте, позволяющая в один клик сформировать Электронное письмо всем выбранным Пользователям.


Ссылка в поле с e-mail

В CRM 4.0 Вы могли сделать из текстового поля ссылку (задав ее соответствующий подтип) и когда Вы в его вводили какой-либо URL, то могли дважды по нему щелкнуть и открыть соответствующий сайт. Для ссылок электронной почты вся функциональность сводиалсь к проверке шаблона ввода ###@###.###.

Теперь же (в CRM 2011) и для полей e-mail введена функциональность двойного клика, в результате чего будет открываться Ваш дефолтный e-mail клиент с уже введенным адресом электронной почты в поле «Кому».


Разрешить отпрвлять письма от своего имени

Теперь каждый пользователь через свои настройки (Файл — Параметры — Электронная почта) может разрешить или запретить отправлять Электронную почту, используя в качестве отправителя свою учетку Пользователя.


Автоматическое создание Контактов или Интересов

Если Вы часто получаете Электронные письма с новыми для Вам контактам (например, от людей, которые отправляют сообщения через Ваш веб-сайт), то у Вас может быть потребность автоматически создавать для них записи в CRM. В CRM 4, Вы должны были для этого либо вручную создать Контакт, либо отслежтвать запись Outloook’овского контакта в CRM.

В CRM 2011 появилась возможность автоматически создавать Контакты, либо Интересы из отправителя прослеженной Электронной почты или организатора прослеженной Встречи. Чтобы включить эту функцию:

  • Щелкните по вкладке CRM в панели навигации Файл — CRM — Набор персональных опции;
  • В диалоговом окне откройте вкладку Электронная почта, проверьте опцию Create и выберите Контакты или Интерес. OK.


Массовая рассылка файлов

CRM 2011 обзавелся целым рядом инструментов (точнее были доработан «старые» инструменты…), которые позволяюь массово рассылать файлы по электропочте 🙂

Вложения в Шаблоны

В CRM 2011 добавлена возможность добавлять вложения в Электронную почту, отправляемую через массовые рассылки, включая:

  • Прямая рассылка по электронной почте;
  • Быстрые Кампании;
  • Кампании;
  • Отправка Электронной почты через Бизнес-процессы с использованием Шаблонов.

Чтобы использовать эту возможность необходимо:

  • Создайте Шаблон электронной почты, как обычно Вы это делаете;
  • Внизу форм Шаблон, в секции Вложения, щелкните Создать объект Вложения электронной почты и добавьте нужные файлы к Шаблону.

Ну, и остается только использовать этот Шаблон при массовой рассылки Электронной почты в Быстрых кампаниях, Кампаниях, через Рассылки по электронной почте или при отправке электропочты с помощью Бизнес-процессов.

Для специалиста по маркетингу это настоящий подарок 🙂 Спам форева 🙂





Слияние почты

Другой способ массово отправить файлы заключается в использовании Слияние почты. Чтобы добавить несколько файлов к письму, завершите процесс составления письма в Word’е и щелкние хотите отправлять «Электронная почта» на правой панели в документе Word. На последнем шаге диалогового окна, где Вы выбиарете создание писем в CRM, внизу экрана Вы найдете новый раздел, через который сможете приаттачить к письмам до 5 файлов (с максимальным размером 5 Мбайт каждого файла).

Учтите, что данный способ работает, только если Вы запустили Слияние почты из Outlook клиента.



Хранение массовых вложение

Адмнинистротором CRM, не стоит беспокоиться о быстром разростании БД при использовании функционала массового вложения файлов. Т.к. дизайн этого функционала гарантирует, что только одна копия вложения используемого в нескольких Электронных письмах будет храниться в БД, и все записи Электронной почты при массовой рассылке будут обращаться к одной и той же копии вложения.

Удаление одной записи такой Электронной почты не удаляет вложения, на которое оно ссылается, поэтому другие записи Электронной почты продолжат его использовать. Вложение будет удалено только тогда, когда будет удалена последняя запись Электронной почты или Шаблон, ссылающиеся на него.

Литература

Еще одна возможность массово отпарвить файлы пользователям – использовать отправку всех вложений Литературы по почте. Для этого откройте какю-нибудь запись Литературы. Добавьте к ней через связанное Представление Вложения со сведениями о продажах какие-нибудь файлы. Затем вернитесь к основной форме карточки Литература и на Ленте нажмите «Отпраывить по электронной почте». Ну, и составьте нужное Вам письмо – при этом файлы из Литературы уже будут вложены в это письмо 🙂



Комментарии (8)
  • fatty_bu 13.04.2011

    «Самая верхняя форма, доступная Пользователю будет для него формой, отображаемой по умолчанию.»

    Не совсем так. По умолчанию будет отображаться та форма, которую пользователь выбрал и сохранил в карточке объекта в последний раз.

    Например, если у нас есть объект «Контакт» и для него предусмотрены 4 формы (ф.1, ф.2, Information и ф.3), расположенные именно в таком порядке при кастомизации, то при первом открытии карточки пользователь увидит форму Information.
    Чтобы по умолчанию стояла форма ф.1, необходимо в любой открытой карточке объекта выбрать форму ф.1 и сохранить карточку. Теперь при открытии или создании новой карточки «Контакт» по умолчанию будет видна форма ф.1.

  • slivka_83 13.04.2011

    Спасибо 🙂 будем знать 🙂 только у меня и без сохранения, при открытии карточки объекта отображается та форма, которая использовалась в последний раз текущим пользовтелем 🙂

  • slivka_83 13.04.2011

    Добавил описание про мульти формы, импорт и электропочту…

  • Александр 13.04.2011

    Доброго времени суток, а есть какая — нибудь информация по мобильным формам в CRM 2011. я почему то в интернете ничего не нашел. Знаю что для CRM 4.0 просто качаешь дополнительное по и устанавливаешь на смартфон, там уже открываешь мобильную версию CRM.

  • slivka_83 13.04.2011

    Здравствуйте!

    В CRM 2011 мобильная версия встроена — ничего скачивать не нужно. Настраивается в области Параметры. В мобильных приложениях должна автоматически открываться мобильная версия. А на стационарном компе, мобильную версию можно открыть добавиви в конце в URL «/m».

  • Alex 13.04.2011

    Здравствуйте! А можно ли скриптом как то проверить «Утвержден ли адрес электронной почты»?
    Спасибо.

  • slivka_83 13.04.2011

    Здравствуйте 🙂
    Я так понимаю, Вы уже нашли поле на Пользователе, которое показывает, что адрес утвержден… 🙂

  • Alex 13.04.2011

    Да, спасибо, нашел 🙂

*

code