Расширенная функциональность
18
Апр
11

CRM 2011 или найди 10 отличий… Функционал, эпизод III

Интеграция с SharePoint

CRM 2011 представляет в качестве стандартного функционала интеграцию с Microsoft SharePoint 2010 для управления документооборотом.

Используя SharePoint как хранилище документов, Вы сможете:

  • Быстро добавлять и редактировать документы, которые связаны с определенной записью определенного объекта CRM;
  • Производить контроль версий;
  • Одновременное редактирование документов;
  • Производить Check in и check out.

При этом Вам не нужно переключаться между приложениями – все функциональные возможности хранилища данных Вам будут доступны прямо из CRM.

Помимо самих MS CRM 2011 и MS SharePoint 2010 для установки интеграции Вам понадобится MS CRM 2011 SharePoint List Component, а также настроенный сайт на стороне MS SharePoint.

Предположим, что Вы уже установили MS SharePoint (рассказывать про установку я не буду, т.к. это совершенно другой продукт и в инете полно информации по нему). Теперь приступим к развертыванию интеграции:

  • Скачайте MS CRM 2011 SharePoint List Component, запустите установку и разархивируйте в какую-либо папку его содержтмое (нас в частности интересует файл *.wsp);
  • Прежде, чем непосредственно устанавливать MS CRM 2011 SharePoint List Component Вы должны понизить Обработку файлов в браузере до «Нестрогой» для Веб-приложений, которые расшарены с MS CRM 2011.
    Откройте Центр администрирования SharePoint, далее Управление веб-приложениями.
  • Выделите Веб-приложение, которое Вы хотите расшарить для MS CRM и щелкните Общие параметры;
  • Прокрутите настройки до Обработка файлов в браузере и переключите параметр в «Нестрогая» — Ок;
  • Откройте Ваш сайт SharePoint Site и перейдите Действия сайта — Параметры сайта;
  • Щелкните Решения, после чего Лента изменится — щелкните на ней Отправить решение;
  • Укажите путь к разаривированному файлу crmlistcomponent.wsp;
  • Активируйте решение (если кнопка активации задизейблена, то включите Microsoft SharePoint Foundation Sandboxed Code Service в Центр администрирования – Управление службами на сревере).





Далее нужно настроить CRM… И начать нужно с настройки автоматического создания папок в SharePoint:

  • Перейдите Параметры – Управление документами – Параметры управления документами;
  • Выберите объекты, для которых Вы хотите включить интеграцию (после этого на левой навигационной панели этих объектов появится раздел Документы). В этом окне отображаются все стандартных объекты системы, которые могут быть сконфигурированы для интеграции с SharePoint (т.е. смогут создавать папки в сайте SharePoint). Для кастомных объектов также можно включить интеграцию. Для этого нужно поставить соответствующую галку в настройках объекта;
  • Введите URL сайта SharePoint 2010, в котором Вы установили MS CRM 2011 SharePoint List Component и который будет использоваться как хранилище по умолчанию (в последующем Вы сможете его изменить). Жмите Далее — CRM проверит является введенный URL корректным сайтом SharePoint, а также выдаст уведомление установлен ли/активирован ли List Component;
  • Затем Вам нужно выбрать, как будут формироваться пути для хранения документов:
    • На основе сущности Организация
      • Структура: <DefaultSite>/Accounts/<accountname>/<EntityName>/<recordname>
      • Пример: Возможная сделка, называющаяся 100WheelRims, связана с Организацией REI, тогда для нее путь будет http://SPServer/Accounts/REI/Opportunity/100WheelRims
    • На основе сущности Контакт
      • Структура: <DefaultSite>/Contacts /<accountname>/<EntityName>/<recordname>
      • Пример: Возможная сделка, называющаяся 100WheelRims связана с Контактом REI, тогда для нее путь будет http://SPServer/Contacts/REI/Opportunity/100WheelRims
    • Для объектов, которые не связанных с Организациями/Контактами
      • Структура: <DefaultSite>/<EntityName>/<recordname>
      • Пример: Возможная сделка, называется 100WheelRims, тогда для нее путь будет http://SPServer/Opportunity/100WheelRims
    • Если Вы ничего не выбрали
      • Структура: <DefaultSite>/<EntityName>/<recordname>
      • Примеры:
  • Жмите Далее и для каждого выделенного объекта в SharePoint будут создана отдельная папка (при этом система будет использовать существующие папки если они были созданы ранее). Вы должны будете иметь привелегию на создание папок в указаном сайте SharePoint, иначе процесс закончится ошибкой.
    Заметьте также, что эти папки создаются только для объектов, а папки для отдельных записей создаются только, когда Вы открываете запись и щелкаете по ссылке Документы в левой навигационной панели какой-либо записи (и только если Вы ответите утвердительно на вопрос подтверждения создания папки). И все опции, доступные текущему залогиненному пользователю в соответствующем сайте/папки SharePoint, будут доступны и из CRM.



Теперь можем приступать к «хранению» документов…

  • Перейдите к объекту CRM, для которого Вы настроили интеграцию (например, Организация) и откройте какую-либо его запись;
  • Щелкните на ссылке Документы на левой навигационной панели;
  • Нажмите OK на диалоговом окне подтверждения создания новой папки (в SharePoint), которое появится при первом переходе к разделу Документы какой-либо записи;
  • В SharePoint будет создана папка, в которой пользователи смогут хранить документы. После этого Вы можете добавлять свзанные с запись документы и хранить их в SharePoint (а если щелкнуть по ссылке Открыть SharePoint, то текущее хранилище откроется через сайт SharePoint).


Если Вы хотите выбрать другое расположение в SharePoint, с которым будет ассоциирована запись CRM, то можете воспользоваться кнопкой Добавить распложение на Ленте (которая появляется при переходе к связанному представлению Документы). При этом расположение добавится в ниспадающий список в представлении Документов. А чтобы связать с записью CRM существующее расположение в SharePoint, воспользуйтесь кнопкой Изменить располежение.



В Параметрах – Управление документами – Сайты SharePoint Вы можете упарвлять текущими расположениями (изменение/удаление), а также создавать новые.


Примечания:

  • Учтите, что если CRM List Component для SharePoint установлен на сервере SharePoint, URL и SharePoint Site Collection находятся в CRM-системе, то пользовательский интерфейс будет похож на обычное представление CRM.
    Если же CRM List Component не будет установлен, то вместо представления Вы увидите интерфейс SharePoint’а в iFrame’е;
  • Все вышеупомянутые настройки (автоматическое создание папок с помощью SharePoint List Component, ручное задание расположения и т.д.) возможны только в SharePoint версией 2010. SharePoint 2007 также поддерживается интеграцию, но только через отображение SharePoint в iFrame;
  • Outlook клиент CRM не имеет интеграции с SharePoint, когда он находится в offline-режиме;
  • Поскольку интеграция с SharePoint осуществляется через iframe, контекст безопасности текущего пользователя используется для доступа к сайту SharePoint. И настраивается он в SharePoint. Здесь нет никакой связи между системами безопасности CRM и SharePoint;
  • Т.к. папка в SharePoint называется по имени записи CRM, то если Вы впоследствии измените его в CRM (переименуете Контакт или Организацию), Вы получите ошибу (что библиотека не найдена) при переходе к пердставлению Документов. CRM 2011 тогда предложит связать запись с новым расположением. Обычно это означает переименование папки в SharePoint, а затем обновление расположения записи в CRM.

А на следующей картинке Вы можете видеть сводные характеристики обоих систем, из которых сможете сделать вывод, когда следует использовать CRM, а когда Sharepoint:


Маркетинг

Кампании

Использование шаблонов в Быстрых кампаниях

Теперь при создании Электронной почты для Быстрых маркетинговых каспаний Вы можете импользовать один из преднастроенных шаблонов Электронной почты.


Использование шаблонов в Действиях кампании

Также и при распределении Действия кампании с Каналом = Электронная почта, при оформленнии самого Электронного письма, у Вас есть возможность использовать Шаблон электронной почты.


Планированииее действий Кампании

В CRM 4.0 в связанных с Кампаниями записях Задачи планирования, можно было создать только записи объекта Задача. В CRM 2011 в этом связанном Представлении (теперь оно называется Планирование действий) можно создавать любые Действия.

Динамический маркетинговый список

В CRM 2011 наконец-то обзавелся динамическими Маркетинговыми списками. В отличие от статчисеких, динамическин Маркетинговые списки не содержатникаких элементов – список элементов определяются динамически, при обращении к ним. Для этого MS обеспечил возможность связать пользовательский запрос с Маркетинговым списком, и элементы отбираются на основе результатов этого запроса.

Как создать динамический Маркетинговый список:

  • Чтобы перейдите Маркетинг — Маркетинговые списки — Новая;
  • Вы увидите, что у Маркетингового списка теперь есть два Типа:
    • Статический – эта наш старый добрый статический Маркетинговый список, как и в CRM 4.0. И после сохранения Вы сможете добавлять или удалять его участников с помощью Расширенного поиска или лукапа;
    • Динамический – а с помощью этой опции и задается динамический Маркетинговый список. Его и выберите.
  • Следующий шаг заключается в создании запроса, который заполнит наш динамический список. После сохранения у Вас на Ленте активируется кнопка «Управление участниками» — ее и нажмите. Откроется новое окно, в котором с помощью Расширенного поиска составьте запрос, который будет отбирать нужные Вам записи. И любая запись, которая соответствует критериям фильтра, будет автоматически (и динамически) добавляться к Маркетинговому списку. После того как закончите нажмите Использовать запрос;
  • Дианмический Маркетинговый список готовов!

Вы можете использовать этот Маркетинговый список как обычно в Быстрой Кампании, Действии Кампании, и Вы можете быть уверенным, что Ваша Маркетинговая кампания достигнет правильной группы клиентов.

Если Вы переместитесь к связанному Представлению Участники маркетиногового списка на левой навигационной панели, Вы увидите записи, которые на текущий момент удовлетворяют критериям отбора заданным в фильтре. Этот список является динамическим, поэтому он будет всегда показывать актуальные записи.



Теперь, многие из Вас, кто знаком с объектом Участники маркетингового списка, могли бы задаться вопросом: чем способ добавления участников в динамический Маркетинговый список лтдичается от добавления участников в статический маркетинговый списко с использованием Расширенного поиска. Отвечаем: «Управление участниками» сохраняет FetchXML-запрос в атрибуте «query» Маркетингового списка. И всяки раз, при использвании динамического Маркетингового списка (в Быстрой кампании, Действии Кампании или Кампании), сохраненный FetchXML-запрос динамически выполняется, чтобы получить записи, удовлетворяющие критериям отбора. Это гарантирует, что каждый раз в динамическом Маркетинговом списке будут присутствовать актуальные записи. В случае же со статическим Маркетинговым списком, происходит просто его связывание с записью Организаций/Контакта/Интереса посредством промежуточного объекта Участник маркетингового списка (которая ссылается и на участника и на статический Маркетинговый список).

Учтите также, что динамические Маркетинговые списки не показываются в связанном представлении Маркетинговых списков в Организациях, Контактах или Интересах и не ищутся в Расширенном поиске.

Динамический -> Статический

Для тех, кто хочет сохранить «снимок» динамического списка на какой-либо момент времени, то, тогда Вы можете использовать опцию «Копировать в статический». В результате этого действия будет создан новый статический Маркетинговый список, у которого будут все записи, которые удовлетворяют запросу динамического Маркетингового списка на момент задействования этой функции. При этом создаваемый статический Маркетниговый список будет по умолчанию заблокирован.



Цели (Goal)

Цели дают Вам возможность определить ключевые показатели производительности и индикаторы состояния бизнеса, отдельной кампании или финансового периода. Цели, может быть сконфигурировано для любого числового поля на любом объекте (в том числе и кастомном) в CRM, или для количества записей, соответствующих определенным критериям. Цели могут быть заданы для Пользователей или Рабочих групп. Цели можно детализировать на более мелкие и распределять между участниками Вашей организации. Показатели достижения Цели отслеживаются по двум основным показателям: Фактическому и Текущему. А теперь обо всем этом поподробнее…

Примеры целей:

  • Еежемесячно продавать торговому представителю на 100 000$ (измеряется по закрытым Возможным сделкам);
  • Продать менеджеру по продажам за квартал в определенном регионе определенного типа Возможных сделок на 50 000 р.;
  • Разрешить команде службы поддержки 100 Обращений первого уровня в месяц.

Функционал Целей состоит из четырех объектов:

  • Цель – это своего рода агрегирующий объект – он собиарет в себе другие объекты, относящиеся к управлению Целями, плюс добавляет существенные детали к параметрам цели. В частности Вы определяете:
    • Ответственного (тот, кто должен достигнуть Цель) и Руководителя (тот, котму принадлежит запись Цели и который ею управляет) Цели;
    • Целевое значение;
    • Задаете периода времени, в течение которого Цель должна быть достигнута. Для этого Вы можете использовать либо Финансовый период, либо задать призвольноые значения временного интервала;
    • Цель всегда определяется с точки зрения Показателя цели, который Вы можете уточнить с помощью Запросов сведения;
    • Запись Цель также имеет поля для значений «Фактические» и «Текущие» (определенные в Целевых показателях), но здесь они вычисляются автоматически.
  • Показатель цели – это своего рода метаданные для Цели. Бывают двух типов:
    • Количество: Цель, основанная на количестве каких-либо записей. Напрмер, число телефонных звонков;
    • Сумма: Цели суммирует определенные поля определенных объектов CRM. Например, суммирование поля Фактический доход в Возможной сделки.
      У него есть три подтипа:

      • Деньги (Money);
      • Целые числа (Integers);
      • Десятичные числа (Decimals).

      Тип Показателя цели автоматичесик «переносится» на саму Цель.
      Помимо этого Вы должны связать с Показателями цели Поля сведения…

  • Поля сведения – этот объект определяет, как будут расчитываться Текущие и Фактические (и Пользовательские) показаетли Цели. Поля сведения могут быть трех типов:
    • Фактический — показывает фактическое количество, достигнутое на текущий момент. Например, в случае дохода, здесь могут подсчитываться Предпологаемый доход с закрытых с выйгрешем Возможных сделок;
    • Текущий — индикатор количества, который Вы ожидаете достичь. Например, применимо к доходности, этот индикатор может суммировать Предпологаемый доход со всех открытых Возможных сделок;
    • Пользовательский — в случае, если Вы должны отследить данные в каком-либо еще разрезе, Вы можете использовать этот подтип. Текущий подтип Вы можете использовать для открытых Возможных сделок с Оценкой = Высокий (т.е. указывают на потенциальный доход). А для Пользователського подтипа можно задествовать Воткрытые Возможные сделки Оценкой = Средняя.
  • Каждый из них определяет следующие параметры:
    • Объект, на основе которого будет расчитываться Цель;
    • Атрибут объекта, значения которого будут агрегироваться в Цель;
    • Атрибут типа даты, который будет сравниваться с временными интервалом Цели, чтобы определить, необходимо ли «включать» данную запись в Цели (т.е. суммировать ее поле в характеристики достижения Цели);
    • Значение стутуса/состояния, которые должна иметь запись, чтобы учитываться в Цели.

    Каждый из этих подтипов имеет три типа переменных:

    Money Integer Decimal
    Фактический ActualMoney ActualInteger ActualDecimal
    Текущий InProgressMoney InProgressInteger InProgressDecimal
    Пользовательский CustomRollupFieldMoney CustomRollupFieldInteger CustomRollupFieldDecimal

    И как только Вы выбираете в Цели Показатель цели, у которого есть одна или более связанной записи Поля сведения (Фактическое, Текущее или Пользовательское), они автоматически смапятся в Цель. Соответственно, в зависимости от Типа Показателя цели и используемых Полей сведения те или иные поля сведения в объекте Цель могут отсутствовать.

Если Вы хотите, чтобы Ваши записи фильтровались основываясь только на датах и стутусах/состояниях (например: закрытые Возможные сделки), а также на том кто ими аладее (для этого нужно поставтьб переключатель Набор записей для свертки в Принадлежат ответственному за цель), тогда Показателей цели Вам будет достаточно. Т.е. Цели и Показатели цели это минимальный набор для создания самой простой цели. Но если Вы хотите фильтровать записи по большим критериям, то Вы должны будете использовать Запросы сведения

  • Запросы сведения – требуются для ситуаций, когда записи, которые будут подтянуты в Фактические и Текущие (и Пользовательские) значения, требуют более специфичного отбора (помимо отбора по владельцу и статусу записи). Запросый сведения связаны с Целью посредством лукапов. Визульно Запрос сведения представляет собой Расширенный посик, с помощью которого Вы задаете фильтр для дополнительного отсеивания записей.В зависимости от типа Показателя цели и Полей сведения могут отличаться и лукапы Запросы сведения (максимум их может быть три):

Примечание: Значение Валюты Цели приравнено к Валюте по умолчанию для всей организации и не допускакет изменения.

Дочернии Цели

У Цели может быть одна или более дочерних целей. Более того Вы можете создавать целые иерархические «деревья» Целей (в соответствии, например, с иерархией Вашей организации). В таких сценариях дочерняя Цель передает свои показатели (по достижению цели) в родительскую Цель. При этом, при создании какой-либо родительской Цели Вы можете указать ей расчитывать показатели, основываясь только на дочерних целях. Для этого есть переключатель Сведения только из дочерних целей на форме Цели. Если его поставить в тру, то записи определенные в Показателях цели учитываться не будут для текущей Цели.

Некоторые поля, относящиеся к управлению Целями, «проходят» сквозь все уровни иерархия цели неизменнными:

  • Goalperiodtype;
  • Goalstartdate/Goalenddate;
  • Goalmetric.

Пример

Настало пора рассмотреть несложный пример. Предположим, что у нас имеется следующая организационная структура:


Николай – директор по продажам. У него цель – продать на 300 000 р. во втором квартала текущего года. Он хочет распределить ее следующим образом между своими подчиненными:

  • Наталья: 90 000 р.;
  • Владимир: 120 000 р.;
  • Александр: 90 000 р. При этом Николай хочет, чтобы Александр сосредоточился на продвижении нового продукта «Печенька», поэтому в достижении его цели будут учитываться продажи только по этому продукту.

Подсчет итогов необходимо производить по записям Возможных сделкок. Но поскольку для иерархии целей Показатель цели определяется единожды на самом верхнем уровне, а потом транслируется на нижние, то мы дожны основываться при подсчете Фактических и Текущих на объекте Продукт для возможной сделки, а не на самой Возможной сделки. Это нужно чтобы мы смогли для Александра детализировать отбор записей по продуктам.

Схематически все это выглядит так:


Для создания подобной иерархии Целей выполните следующие шаги:

  • Для начала определим, как будут высчитываться показатели достижения цели. Создайте новый Показатель цели («Доход») с типом показателя Сумма (по деньгам).
    Для Показателя цели создайте два Поля сведения:

    • Фактический: расчитываемый по полю Полная сумма, выйгранных Продуктов для возможных сделок в период по Фактической дате закрытия Возможных сделок;
    • Текущий: расчитываемый по полю Полная сумма, открытых Продуктов для возможных сделок в период по Предпологаемой дате закрытия Возможных сделок.


  • Теперь пора определятся с Целями… Создайте новую запись Цель. Для нее определите:
    • Показатель цели: «Доход»;
    • Ответственный за цель: Николай;
    • Период: второй квартал;
    • Цель (в денежных единицах): 300 000 р.


    Теперь нужно создайть подцели… Активируйте вложенное представление «Дочерние Цели» и щелкните «Добавить новый элемент тип Цель»:

  • Создайте две цели для Натальи и Владимира (в качестве Ответственных за цель) и укажите для них целевой показатель в 90 000 и 120 000 р., соответственно. Других параметров не задайвайте;
  • Также создайте одну дочернюю цель для Александра. Только помимо Ответственного и целевого показателя в двух полях Запроса сведения укажите запрос, отбирающий только те Продукты для возможной сделки, у которых продукет = «печенька».



Что в результате мы имеем: система автоматически будет подсчитывать состояние текущих и фактических показателей, для всех дочерних целей и суммировать их значения для головной Цели. При этом для Натальи и Владимира будут приниматься в расчет все подходящие по дате и состоянию Продукты для возможной сделки, а для Александра только те в которых указан продукт «Печенька».

Результат

Посмотреть состояние Цели (т.е. показатели по достижению Цели) можно в полях Фактически (деньги) (для этого поля также расчитывается процентное значение) и Текущее значение (в денежных единицах).

Пересчет этих полей происходит в двух случаях:

  • Существует повторяющееся асинхронное задание, которое выполняет пересчет Целей с частотой, указанной в настройках организации (по умолчанию раз в 24 часа);
  • Кроме того, на Ленте формы Цели есть кнопка Пересчитать, которую Вы можете использовать, чтобы тут же пересчитать показатели для всего «дерева» текущей Цели.Частое использование кнопки Пересчитать, может добавить ненужной нагрузки на сервер. Чтобы органичить доступ Пользователей к этой кнопке существует привелегия Выполнить сведение по целям синхронно (на вкладке Управление бизнесом, в Ролях). Дата последнего пересчета показателей Цели.

При этом запуск процедуры пересчета (как ручной, так и автоматический) одной Цели также приводит к пересчету всей иерархии Цели (если таковая имеется).

Если Вы хотели посмотреть из каких записей подсчитано Текущее и Фактическое значение, то можете найти их в связанных пердставлениях на форме Цели.


Помимо автоматически расчитываемых полей уже вынесенных на форму, в системе есть еще несколько вычисляемых системой полей под общим названием Цель на сегодня:

  • ComputedTargetAsOfTodayDecimal
  • ComputedTargetAsOfTodayInteger
  • ComputedTargetAsOfTodayMoney
  • СomputedЕargetAsOfTodayPercentageAchieved

Вычисляются они так:

Цель на сегодня = GoalTarget * (TimePeriodElaspedForGoal / TotalGoalTimePeriod)

Или

Цель на сегодня = GoalTarget * (CurrentDate – GoalStartDate + 1) / (GoalEndDate – GoalStartDate + 1)

Например:

  • Целевое значение = 100k;
  • Период: с 1 ноября по 30 ноября;
  • Сегодня 21 ноября.

тогда, расчет будет таким:

Цель на сегодня (в процентах от целевого значения) = 100 * 21/30 = 70.00 %

Цель на сегодня (деньги) = 100k*70% = 70k

Эти поля не вынесены ни на форму, ни в Представления. Но ничего не мешает Вам самим это сделать 🙂

Переопределение пересчета Цели

В обычном случае пересчет показателей Цели происходят асинхронным процессом с фиксированной частотой. Однако, если Вы явно хотите переписать, то, что это асинхронный процесс посчитал для автоматически вычисляемых полей, Вы можете установить значение полей isoverride и isoverridden в true и обновить автоматически расчитываемые поля «вручную».

Если Вы снова вернете isoverridden в false, то они снова будут автоматически расчитываться.

Заметьте, что Вы можете сделать этот только через SDK.

Диаграммы

Как Вы уже значете визуальный конструктор Диаграмм в CRM 2011 позволяет определить толлько одно знаечние для рада данных. А Вам как минимум нужно отслеживать три показателя: целевое значение, Текущее значение и Фактическиое значение. Поэтому MS позаботился о довольно интересных встроенных Диаграммах по Целям (например, Выполнение цели (деньги)), чтобы Вы могли эффективно их анализировать. С набором встроенных Диаграмм для Целей Вы можете ознакомится на привычном месте…


Секьюрити

Разберемся немножко в вопросах безопасности, при работе с Целью…

У Руководителя Цели есть полные права на Цель. При создании новой Цели оно по умолчанию заполнено текущим Пользователем.

Как только Цель создается, запись Цели расшаривается на Ответственного за цель, и он получает права доступа Read и AppendTo для этой записи Цели. Всякий раз, когда Цель связывается с родительской Целю, Руководитель родительской Цели получает права доступа Read на этоу Цель.

В иерархии Целей, показанной на рисунке, у Николая будет полное разрешение на Цель Натальи, поскольку он в ней – Руководитель. У Натальи будут права доступа Read и AppendTo на Цель, в которой она является Ответственной. У Дмитрия будет только доступ для чтения к Цели Натальи. У Владимриа не будет доступа к Цели Натальи. Если Николай захочет, чтобы Наталья или Владимир могли отредактировать цель Натальи, тогда он должен будет явно предоставить им права доступа, используя функцию Общий доступ.

Ответственный за цель

При изменении Ответственного за цель, права доступа Рида и AppendTo, присвоенные предыдущему Ответственному за цель, отменяются, и те же самые права предоставляют новому Ответственного за цель. При этом если предыдущего Ответственному за цель были явно выданы какие-либо дополнительные права доступа (через Общий доступ, например), то они не отменяются.

Руководитель

Изменение Руководителя Цели приводит к стандартной процедуре переназначения записи. Плюс к этому происходит одно дополнтельное действие, которое состоит в том, что старый Руководитель теряет доступ на чтение дочерних Целей, а новый Руководитель, соответственно, их получает. В примере выше, если Руководитель Цели Кевина изменится с Питера на Сэмюэля, тогда Питер потеряет доступ для чтения к Целям Нэнси и Дэвида, а Сэмюэль получит их.

Всякий раз, когда Цель перепривязывается к другой родительской Цель, доступ на чтение для старого Руководителя отменяется, а новому назначается.

Доступ к закрытой информации

Поскольку дуступ к записям, которые участвуют в подсчете характеристик Цели, осуществляется в контексте Руководителя Цели, то в подсчете могут участвовать записи (точнее их поля), к которым у Ответственного за цель нет доступа. Чтобы избежать этого, то Показатели целевые, Цель и Запросы сведения должны настроены так, чтобы измежать агрегирования закрытой информации.

Другая проблема заключаться в том, что какой-либо Пользователь создст Цель, сделав Руководителем друго Пользователя, и в конченом итоге увидить подчитанные характеристики Цели.

Чтобы снизить риск подобоге, у процедуры назначения Целей есть дополнительная проверка, встроенная в них. Назначение Цели не только рассматривает права Пользователя на назначение записей Цели, но также проверяет Пользовател, которому происходит назначение Цели. И если, например, у Пользователя есть право на Назначение записей Цель на уровне Подразделения, то он не сможет назначить запись Цель, которой он является Руководителем на Пользователя из другого Подразделения. Если же понилить привилегию назначения для объекта Цель до уровня Пользователя, то Цель нельзя будет назначить ни на кого вообще (даже в своем Подразделении).

Периоды

Если Вы в Цели используете какой-либо финансовый период, то могут возникнуть ситуации, когда уже используемые финансовые периоды изменяются (финансовые настройки в CRM 2011 могут быть многократно изменяться):

  • Изменился временной интервал финансового периода (например, начало финансового периода было перенесено с 1 на 10 января). При этом данные полей даты в записи Цели сохранят старые значения. Но когда Вы откроете такую запись Цели, то увидите предупреждение, сообщающее об изменени финансовых настроек.
    Заметьте, что тут же станет активна кнопка «Выровнять с финансовым периодом» на Ленте. Щелчок по ней обновит даты начала и окончания для Цели, в соответствии с новым временным интервалом выбранного финансового периода.


  • Изменен тип финансового периода (например с ежемесячного на ежеквартальный). В этом случае также существующие данные будут сохранены и также будет выведено предупреждение. В этом случаем пользователь может только вручную выбрать один из новых типов финансовых периодов в Цели.


Подключения

Подключения – эта возможность аналогична Отношениям в CRM 4.0, но только без ограничений. Вы можете все еще использовать Отношениям в 2011 CRM, но они позволяют Вам связывать между собой только Бизнес-партнеров, Контакты и Возможные сделки. С Подключениями Вы можете соединить между собой почти любые типы записей CRM, включая кастомные объекты.

Использование этой возможности позволит Вам создавать уникальную информацию о записи, которая ранее была не доступна. Например, с помощью Подключений Вы можете определить:

  • Семейные отношения (отец, мать, сестра, брат);
  • Общественные отношения (партнер по тенису, член клуба, друг);
  • Торговые отношения (имеет влияние, заинтересованное лицо);
  • Деловые отношения (поставщик, партнер, консультант, подрядчик, конкурент, бывший работодатель).

Пержде чем соединять записи между собой Вы должны определить Роли подключений. Роль подключения это своего рода функциональная обязанность, которую выполняет соединяемая запись в Подключения. Роли подключений создаются в Параметры – Управление бизнесом – Роли подключения. При этом Вы можете выбрать объекты CRM, для которых может использоваться эта Роль соединения, а также с какими другими Ролями подключения можно соединять текущую Роль подключения.


После этого Пользователь выбирает записи, которые будут участвовать в Подключении и выбирает на Ленте одно из двух действий:

  • Соединить в другой – в этом случае Вы определяете связь между выделенной записью (которая уже будет проставлена в лукапе Подключено от) и какой-либо другой, которую Вам нужно будет выбрать в лукапе Подключение к. После чего выбрать для обеих записей Роли подключения;


  • Соединить ко мне – в этом случае Ваша карточка Пользователя будет уже выбрана в лукапе Подключение к, а зпись для которой производится установка связи будет выбрана в Подключено от. И Вам остается только определить между ними Роли отношений.


При этом при выборе Ролей подключения будет осуществляться автоматическая фильтрация как по типам записи (которые выбраны в лукапах Подключено от и Подключение к), так и потому, в соединениях с какими другими Ролями подключений может участвовать первая выбранная Роль подключения.

Также заметьте, что Пользователи не обязаны выбирать Роли подключений – можно ограничется и описанием этой связи. Но формализация позволит использовать Роли отношений для отбора записей через Расширенный поиск или в отчетах.

Чтобы включить возможность создавать Подключения для какого-либо объекта, Вы должны поставит галку Подключения в настройках этого объекта и опубликовать его. Учтите, что однажды включенные Подключения не могут быть в последующем отключены.


Вы можете видеть все связи Подключения какой-либо записи на ее левой навигационной панели.


Кроме того Вы можете создать запрос через Расширенный поиск или даже создать кастомное представление (на примере соответствующего представления Контактов), отбирающее нужные Подключения.


Очереди

Очередь — контейнер для чего-либо, что требует некоторой обработки – задача, которая должна быть выполнена, обращение, которое должено быть обработано, телефонный звонок, который должен быть сделан. И они притерпели в CRM 2011 значительные изменения…

Очередь по умолчанию

Каждый Пользователя CRM и Рабочая группа при создании получают Очередь по умолчанию, с аналогиным названием. Вы можете использовать эту Очередь для всех своих рабочих элементов или можете создать новые очереди, чтобы структурировать Вашу работу (например, создать различные Очереди для элементов с различным приоритетом).

Это отличается от CRM 4, где у каждого пользователя было бы две очереди – частная Очередь и Очередь с элементами в работе. Эти Очереди были системыми и не могли быть удалены. Кроме этих Очередей, Пользователь мог создать общие Очереди.

В CRM 2011 Очереди стали «равноправными» — теперь нет никаких системыных Очередей (т.е. частной Очереди или Очереди с элементами в работе) – все они равны между сосбой и все могут быть удалены. Вы можете уставновить для Пользователя или Рабочей группы любую Очередь, как Очередь по умолчанию. Это связь «один ко многим», что означает, что та же самая Очередь может использоваться в качестве Очереди по умолчанию для многих Пользователей и/или Рабочих групп.


Очередь для любых типов записей

В стандартной поставке CRM, Вы можете добавить любые Действия и Обращения в Очередь – это аналогично функциональности CRM 4. В CRM 2011 же Вы можете включить возможность добавления любых объектов в Очередь. Чтобы сделать это, просто перейдите к настройкам объекта и поставьте галку Очереди.

После этого Вы можете воспользоваться кнопкой Добавить в очередь на Ленте Представления или формы объекта.


Примечание: Если Вы хотите увидеть Очередь, в которой присутствует определенная запись, используйте кнопку Сведения об элементе в очереди, на Ленте формы какой-либо записи.


Элементы очереди

При добавлении какой-либо записи в Очередь тут же создается запись объекта Элемент очереди, которая действует как связь между исходным объектом и соответствующей Очередью. Элемент очереди – настраиваемый объект, и Вы можете добавить поля, чтобы отслеживать дополнительные свойства, такие, например, как: кто будет работать над этим Обращением, приоритет выполнения и т.д.

При переходе Рабочую область – Очереди, Вы увидите представление с записями добавленными в какую-либо Очередь. Выбор этой записи и щелчок по Сведения об элементе в очереди на Ленте покажет соответствующий Элемент очереди, который связывает текущую Очередь и какую-либо запись.

Вы можете использовать поле Обрабатывается в Элементе очереди, чтобы указать Пользователя, который будет работать над данным Элементом очереди.

На Ленте Очереди имеются несколько полезных кнопок, для управления Элементами очереди:

  • Продолжать работать: Как только запись попадает в Очередь Рабочей группы, и какой-нибудь Пользователь захочет поработать над ней, он может присвоить ее себе, чтобы никакой другой Пользователь из Очереди не работал над той же самой записью;
  • Выпуск: Когда работы над элементом очереди вполнены, Вы можете выпустить элемент очереди, что означает что нет никого кто работает над ним теперь, при этом запись все еще будет в Вашей Очереди;
  • Удаление: Это удаляет запись из Очереди, НО не из системы (запись все еще остается в CRM);
  • Маршрутизация позволяет Вам назначить запись на другую Очередь, при этом имея возможность сохранить владение за текущим Пользователям, либо назначить ее на другого Пользователя.


Примечание:

  • Электронная почта в отношении Очередей является особенным объектом. В единицу времени, любая другая запись может присутствовать только в одной Очереди. Но Электронная почта в состоянии Получено (received) является исключением, потому что если включена автоматическая маршрутизация для Электронной почты, то полученное письмо попадет в дефолтные Очереди всех получателей письма;
  • Когда Вы деактивируете Очередь, все пункты Очереди удаляются из Очереди, но все еще остаются в системе. При этом активация Очереди не включает их обратно в Очередь;
  • Вы не можете удалить Очередь пока она содержит Элементы очереди;

Бизнес-процессы для Очереди

Cамая мощная вещь, которую Вы можете сделать с Очередями: создавать Бизнес-процессы для обработки Элементов очереди. Например, Вы можете написать Бизнес-процесс, чтобы отправть электронное письмо Пользователю, при назначении его на обработку Элемента очереди или Вы можете написать Бизнес-процесс, который будет создавать Обращение, если элемент в очереди не обрабатывается продолжительное время и так далее.

Т.к. теперь нам доступен объект Элемент очереди, то если Вы хотите поместить какую-либо запись в Очередь, то Вам не нужно использовать шаг Назначения записа. Вместо этого, Вам необходимо использовать шаг Создания объекта Элемента очереди.


Автоматическая маршрутизация записей

Вы можете включить автоматическую маршрутизацию для каког-либо объекта. Делается это через настройку объекта – галка под настройкой очереди. Когда Вы ее включите, при создании записи для этого объекта, она автоматически будет добавлена в Очередь по умолчанию владельца записи. При назначении какой-либо записи на другого Пользователя, она автоматически перейдет в Очередь по умолчанию нового владельца записи.


Модель безопасности очереди

В отличие от CRM 4, Очереди теперь объект, находящийся в собственности Пользователя, что означает, что различные Привелегии теперь действуют и на этот объект. Что в свою очередь означает, что Вы теперь можете контроллировать доступ к Вашим Очередям. Элемент очереди, будучи дочерним объектом для Очереди, принадлежит владельцу соответствующей Очереди. Однако, чтобы создавать, обновлять или удалять Элемент очереди, достаточно будет использовать привелегию AppendTo для Очереди.


Очереди Рабочей группы

Очереди теперь могут принадлежать Рабочей группе, т.е. Рабочая группа теперь может быть ответствененна за Очередь. Это обеспечивает возможность отслеживать и контролировать продвижение записей, назначенных на Очередь, всей рабочей группой.


Комментарии (11)
  • losk 18.04.2011

    так держать!

  • Roman 18.04.2011

    Спасибо за детальное описание!

  • slivka_83 18.04.2011

    Добавил немного описания про Подключения и Очереди…

  • Спасибо за подробное описание.

    Я не знал про автоматический расчет раз в 24 часа!

  • Ameidy 18.04.2011

    Доброго времени суток!
    Вопрос, боюсь не новый, но ответа в лоб не нашел:
    Появилась ли штатная возможность импорта участников маркетингового списка из экселя? Если нет, существует ли нештатное решение (наподобие утилитки в CRM 4.0)?

    Очень актуально.

    Заранее спасибо за ответ.

  • slivka_83 18.04.2011

    Здравствуйте.
    А почму Вы не хотите использовать утилитку от CRM 4.0? CRM 2011 сохранил сервиси от CRM 4.0 и поидее старый код должен работать.

  • Ameidy 18.04.2011

    Проблема в том, что тот импортер, который я использую — Nocelab ExcelAddin, не поддерживает 2003-й Exel, который стоит на 90% рабочих машин. Ряду сотрудников оперативный импорт маркетинговых списков категорически необходим на постоянной основе, замыкать все на одном-двух сотрудниках, которые будут за всех заливать данные — нереально.

    Бог с ним, научить пользоваться импортером — не проблема. Но вот проблема офиса — если и решится, то очень не скоро.

    Может, есть в таком случае менее требовательный к офису импортер, или какой-то другой путь импорта?

    Очень надеялся на 2011 в этом плане, функция очевидно полезная. Тем более так грамотно переработан остальной импорт. 🙁

  • Ameidy 18.04.2011

    Нашел интересное решение, попробуем реализовать.

    http://a33ik.blogspot.com/2012/05/import-of-marketing-list-members-using.html

  • slivka_83 18.04.2011
  • Борис 18.04.2011

    Понимаю, что не сюда, но может подскажете куда копать… настраиваю шарик, но никак не могу на нем программно создать файлы — цель выгрузить из CRM (из примечаний) файлы в SP..

  • slivka_83 18.04.2011

    К сожалению в разработке под шарик я не разбираюсь…

*

code