Расширенная функциональность
26
Май
3

CRM 2011 или найди 10 отличий… Outlook

CRM 2011 Outlook клиент является теперь нативным по отношени к самому Outlook’у, а не просто iFrame на страницы CRM. А это оз начает, что Вы можете использовать в своих интересах большенство родных «фич» Outlook’а по отношению к данным CRM.

При этом Вы ничего не теряете в функционале. Любые кастомные решения автоматически перетекают Outlook клиент: настройки формы, Веб-ресурсы (в том числе и Silverlight), модификации Ленты, Панели управления, Диаграммы, все они работают точно также как и в веб-клиенте (по крайней мере не хуже).

Навигация

Область навигации

Область навигации в MS Dynamics CRM 2011 for Outlook была перепроектирована, чтобы больше походить на область навигации в веб-клиенте:

  • Объекты CRM выведены в иерархическом виде;
  • Пункты иерархии включают в себя иконку, как и в веб-клиенте.

Помимо этого у Вас появилось два способа добраться до CRM:

  • Через почту – точнее не через почту, а черз основное окно Outlook, через Вы можете получить доступ, в том числе и к почте. Выражается он в отдельном уровне иерархии в навигационной области, соответствущей разделам CRM. Данный способ доступа был и в CRM 4.0. Но теперь к нему добавлен еще один…
  • Через новый раздел в области навигации. Имя этого раздела соответствует названию организации.

Переход к разделу Вашей организации скрывает все ненужные опции Outlook’а из области навигации и Ленты. При этом у Вас по прежнему остается способ взаимодейтсвия с CRM через Почтовую область Outlook’а.


Добавление ссылок CRM в избранные папки Outlook

Если Вы используете CRM 2011 с Outlook 2010, то можете столкнуться с проблемой добавления объектов CRM в избранные папки Outlook. Это вызвано службой Solutions Module в Outlook 2010 (она позволяет сторонним разработчикам интегрировать свои приложения непосредственно (т.е. «безшовно») в область навигации Outlook – также как это делает CRM 2011), которая может быть отключена с помощью реестра:

  1. Запустите реестр Windows;
  2. Перейдите HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\MSCRMClient;
  3. Добавьте новый DWORD ключь с именем DisableSolutionsModule и значением 1.

З.Ы. Правда после этого в Outlook не будет отдельной области CRM.


Предсталения

Несколько Представлений одновременно

Одна из самых интересных особенностей нового клиента – возможность открывать сразу несколько Представлений одного объекта (в то время, как раньше вообще не могли их менять). И их можно «прикреплять», чтобы при возвращениий Пользователя к тому же объекту они автоматически открывались.


Раздельный Быстры поиск

Пользователи могут также использовать Быстрый поиск раздельно в каждом из Представлений.

Условное форматирование

Условное форматирование – это нативная функция Outlook’а, позволяющая по определенному условию изменять внешний вид отдельных строк в Представлении. А т.к. CRM теперь полностью интегрирован в оболочку Outlook’а, то и данная функция доступна для применения к Предсавлениям CRM.

Рассмотрим небольшой пример настройки Условного форматирования, по которому выделим в Представлении «Активные организации» записи с годовым доходом более 1 000 000. Выполните следующие шаги:

  • В любом Представления в Outlook клиенте щелкните правой кнопкой по заголовку представления — Настройка Представления — Условное форматирование;
  • В диалоговом окне Условное форматироване щелкните Создать, чтобы добавить новое правило Условного форматирования к Представлению;
  • Нажмите Шрифт и выберите, например шрифт Courier New. Цвет выберите: красный;
  • Щелкните по Условие, чтобы задать условия, в соответствии с которым будет применяться это правило:
    • Перейдите к вкладке Дополнительно – кнопка Поля и выберите Поля пользователя в папке (в этом случае в списке выведутся только CRM’ные поля);
    • Вы увидите все поля текущего объекта CRM. Выберите поле, чтобы включать его в правило фильтра для Условного форматирования (в данном примере это Годовой доход);
    • Затем выберите условие изначение для этого правила. Например, «более чем» 1 000 000.
      З.Ы. С помощью кнопки Добавить к списку Вы можете задать для одного правила несколько условий.

Теперь в Педставлении, записи Организации с готовым доходом > 1 000 000 будут выделяться красным цветом и шрифтом Courier New. Подобным образом можно создать сколько угодно правил, под все случая жизни 🙂




Примечания:

  • Вы, возможно заметили, что у каждого денежного или числового поля в списке выводится по 2-4 его версии, отличающиеся только значением в скобках.
    Если Вы выберете одно из полей, которое не включает окончание «(number)», то поле будет функционировать как текстовое поле при сравнении условия в правиле. Если Вы выберете одно из полей кончанием «(number)», то оно будет функционировать в условии как числовое поле. Поля с окончанием «(основа)» – значения в базовой Валюте, суммовые поля без окончания «(основа)» – значения в выбранной Валюте. Если Вы не будете использовать различные Валюты, то и «(основа)» и без «(основы)» будут возвращать одно и то же значение.
  • Если Вы предоставили Общий доступ к своему Представлению, то другие Пользователи, вместе с этим Представление получат и настроенные для него правила Условного форматирования;
  • Администратор может настроить правила Условного форматирования и для системных Представлений, и все пользователи, которые используют его, будут их видеть. И если Вы экспортируете такие представления, то настроенные правила экспортируются вместе с ними;
  • Данная функция требует наличия Outlook’а версии 2010.

Настройка столбцов

Вы можете перетаскивать колонки с помощью мышки, чтобы переупорядочить их, добавлять и удалять.



64-бита

Outlook клиент CRM 2011 доступен в двух версиях: 32- и 64-битной. А раньше была только 32-битная версия 🙂

Панели

Область чтения

Область чтения (или область предварительного просмотра), которую Вы можете лицезреть в «классическом» Outlook’е и которая является очень удобным инструментом быстрого просмотра электропочты, теперь доступна и для записей CRM. Т.е. теперь Вы можете просто «пролистывать» записи в Представлении и без открытия их формы смотреть их содержимое 🙂 Очень интересно… 🙂

Эту панель можно пристыковать к правой или нижней границе Представления или вовсе отключить. Делается это через вкладку Представление.


Т.к. Область чтения не очень большая, то на «первый экран» влезает не все и Вы можете захотеть передвинуть что-нибудь более важное для Вас в отображаемый «экран» по умлочанию. Нет ничего проще – каждый Пользователь может перетасовать секции в этой панели по своему усмотрению – просто перетащив их куда нужно за заголовок. При этом на системные настройки или настройки других пользователей это никак не влияет. Секции по прежнему будут сохранять свои позиции в соответствии с системными настройками при открытии формы записи в отдельном окне.


Также стоит отметить, что Область чтения «помнит» позицию (например, Вас интересует секция «Адрес», карточки Организация), которую Вы просматривали на предыдущей записи (или в прошлый раз) и при переходе к следующей записи, система сразу же покажет Вам эту позицию!


Более того, Вы можете совсем удалить (и вернуть их обратнл) не нужные секции с Области чтения. Для этого нужно открыть настройки Области чтения по кнопке Настройка области чтения на вкладке Представление и перетащить секции справа на лево 🙂


Область чтения отражает возможности Мульти-форм, поэтому на ней отображаются те поля и секции, которые определены для формы по умолчанию для текущего Пользователя.

Учтите, что Область чтения не задействует JavaScript (это форма Outlook, а не веб-форма), поэтому если у Вас есть скрипт, который в зависимости от определенных условий скрывает или показывает поля/разделы, Вы должны рассмотреть другой способ «защиты» данных и скрыть их с помощью настроек формы.

Область действий

Новая Область действий показывает историю взаимодействия действий Outlook с CRM. Напрмиер, когда Вы просматриваете отправленное или полученное электронное письмо (Outlook’овское), то в Области действий можете увидеть, была ли эта запись Отслежена, относительно какой записи она была Отслежена, и связанные с ней записи. Причем связанные записи выведены в ввиде ссылок, что обеспечивает быстрый переход к форме этих записей. А если щелкнуть правой кнопкой мыши по ним, через конткстное меню получите доступ к дополнительным действиям. Например, если контакт, которому Вы отправили электронное письмо, в настоящий момент не существует в CRM, то он выделяется в области чтения красным цветом и Вы можете щелкнуть правой мыши по нему и создать Контакт или Интерес в CRM.


Социальный коннектор

Как часть плотной интеграции с Outlook, мы теперь имеем возможность его социальный коннектор (Social Connector). Это означает, что если Вы имеете какую-либо связь (например, посредством переписки с ним через e-mail) с каким-либо из Контактов (и пока этот e-mail задан у его учетки) в социальнх сетях, ткаких как LinkedIn или Facebook, Вы можете видеть историю его действий прямо изнутри Ваших Представлений CRM!

Сейчас по умолчанию интеграция работает с LinkedIn, Facebook, MySpace и Windows Live но Вы можете разработать собственный провайдера для OSC, чтобы синхронизироваться с другими социальными сетями. Общедоступный SDK позволяет это делать любому желающему. Документацию MSDN Вы сможете найти сдесь: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ff759386.aspx.



З.Ы. В 2010 Outlook социальный коннектор встроен, а для верси 2003 и 2007 его нужно ставить отдельно: http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=b638cc14-11e5-448a-b5a6-4f553ce81b94&displaylang=en.

З.Ы.2 Чтобы задействовать один из стандартных провайдеров, его нужно скачать и установить: http://office.microsoft.com/en-us/outlook/outlook-social-connector-partner-listing-FX102317540.aspx?CTT=5&origin=HA101794273 (щелкните по нужно иконке) 🙂

Подключение к нескольким организациям

С CRM 4.0, Вы могли только сконфигурировать свой CRM Outlook клиент только для подключения к одной организации CRM. С 2011 мастер конфигурации теперь поддерживает добавление многих организации. Это означает, что Вы можете переключиться между неколькими организациями, не перезапуская или реконфигурировав Outlook. Это будет особенно полезно для пользователей, которые работают в нескольких средах, напрмер, разработческой/тестовой/промышленной.

При этом, чтобы переключаться между организациями, нет необходимости перезпускать Outlook или вводить другой URL (как в веб-клиенте). Вы найдете все организации, для которых настроекно подключение к Outliik-клиенту в левом навигационном меню. И щелкая по любой из них или по их подменю, Вы можете быстро перейти к соответствующей организации.

Но, конечно же, в этой идилии не обошлось без недостатков: только для одной организации можно включить синхронизацию (Контактов, Встреч, Задачи и Электропочты) данных с Ooutlook. Причем при подключении (и при изменении настроек организаций) нас к новой организации Вы можете указать Outlook’у, что он должен синхронизироваться именно с ней.



Манипулирование данными

Фильтр

В веб-интерфейсе CRM 2011 года добавлена кнопка Фильтр, которая позволяет Вам фильтровать данные Представления по любому полю, выведенному в нем. Outlook в этом плане дает несколько больше возможностей, позволяя Вам фильтровать данные по любому полю текущего объекта, а не только тех, которые выведены Представлении.



Группировка

Когда Вам приходится работать с большими массивами данных, может оказаться полезным, сгруппировать их по какому-либо признаку, например по городу или дата и т.д.
В CRM 2011 в Outlook клиенте Вы можете щелкнуть правой кнопкой по заголовку столбца в Представлении и либо тут же (в контекстном меню) сказать системе группировать данные по этому столбцу, либо открыть область группировки в которую Вам необходимо будет перетащить заголовки нужных столбцов, чтобы организовать по ним группировку данных на текущей странице Представления.


Категории

И, конечно же, Вы можете использовать в Outlook’е его стандартные категории (которые, Вы можете, например, назначять для почтовых сообщений). Т.е. щелкаете по любой записи CRM правой кнопкой мыши, назначаете ей любую категорю (красную, зеленую, синию…), затем щелкаете по заголовку Представления и выбриаете Упорядочить по –Категории.

И кстати столбец Категории по умолчанию выведен во все Представления.



К исполнению

Также как и в случае с категориями, Вы можете использовать для записей CRM функцию «К исполнению» (вызывается из контекстного меню записи). Допустим, у Вас есть Обращение, которое Вы хотите проверить через два дня. Вы щелкаете по нему правой кнопкой мыши и выставляете нужный флаг. После этого она сразу же попадет в списке Ваших текущих дел (наряду с другими личными задачами).


Примечание: установка флага – это стандартные возможности Outlook – в этом случае не создаются никакие Задачи или другие общие записи в CRM.

Синхронизация

Фильтр синхронизации данных с Offline-режимом

В CRM 4, у пользователей была возможность определить, какие данные они хотели бы видеть в офлайн режиеме Outlook’а. В CRM 2011 эта функция была расширена. Теперь она называется Outlook Data Filters и позволяет пользователям очень точно контроллировать, какие данные CRM появятся в Outlook в режиме Offline. А также позволяет управлять синхронизацнией собственных папок Outlook’а, таких как Календарь и Задачи.

Диалоговое окно Фильтров можно открыить:

  • В Outlook 2003 и 2007: CRM — Фильтры Outlook;
  • В Office 2010: Файл — CRM — Синхронизировать — Синхронизировать — Фильтры Outlook.

В открывшемся диалоговом окне Вы увидите список строк – это и есть фильтры для различных типов объектов. С помощью ниспадающего списка Вы можете выбрать два представления:

Фильтры синхронизации Outlook Влияют на элементы CRM, у которых есть копии в Outlook, такие как Задачи, Контакты и Встречи.
Автономные фильтры синхронизации Влияют на папки CRM в Outlook, и они определяют, какие данные будут храниться на Вашей машине в Offline-режиме.

Помимо этого в этом диалоговом окне присутствуют две вкладки, которые группируют фильтры по двум категориям:

Фильтры пользователей Фильтры, созданные Вами.
Системные фильтры Фильтры, настроенные системным администратором, и которые применяются ко всем пользователям.

На вкладке Пользовательских фильтров Вы можете добавлять, удалять или изменять свои фильтры синхронизации. Сам фильтр представляет собой обычный расширенный поиск, так что процесс создания фильтра не должен вызвать у Вас сложностей.

Фильтры работают кумулятивно – каждый фильтр определяет ряд данных, которые будут синхронизировать с Outlook. Если Вы создадите много фильтров для одного объекта, тогда отбираемые ими массивы данных будут объединяться для синхронизации.

Сброс Фильтров

Если Вы накасячили 🙂 с настройкой фильтров, то можете сбросить их к начальному состоянию. Для этого в диалоговом окне настроки Фильтров перейдите Другие действия — Сбросить фильтры данных.

Примечание:

  • Электронная почта синхронизируется с CRM по-другому и не управляется с помощью фильтров синхронизации;
  • Чем больше данных будет храниться в Offline-режиме, тем дольше Outllok будет переходить в офлайн режим;
  • Если Вы поменяли условие какоего-либо фильтра таким образом, что он стал отбирать другой массив данных, то в следующий раз, когда Вы синхронизируетесь с CRM, прежних данных в офлайновом режиме уже не будет.



Повторяющиеся Встречи

В предыдущих версиях CRM Вы могли отследить повторяющуюся Встречу в Outlook, но только первое повторение Встречи отслеживалось.
Теперь же CRM 2011 поддерживают полную двунаправленную синхронизацию повторяющихся Встреч между Outlook и CRM. Отслеживание повторяющиеся Встречи происходит следующим образом:

  • Когда Вы создаете повторяющуюся Встречу, синхронизируются только первые 15 экземпляров Встреч. Это препятствует преждевременному созданию сотен будущих действий. Оставшиеся экземпляры (до ближайших 12 месяцев) будут созданы асинхронной службой. CRM будет разворачивать экземпляры повторяющихся Встреч еженедельно;
  • Когда Вы отслеживаете созданную Outlook’ом повторяющуюся Встречу, ее определение. При этом сам Outlook хранит информацию о повторении в виде правила, в то время как CRM разворачивает отдельные экземпляры записи Встречи для каждого повторения;
  • Вы можете удалить ряд или из CRM или из Outlook’а, и оставшиеся будущие повторения Встречи будут удалены из обеих систем;
  • Функциональность повторяющихся Встреч не требует наличия Outlook – пользователи могут создать повторяющуюся Встречу в Outlook, отследить ее в CRM и она будет там автономно создавать повторения.

«Ближе» к почте…

Вкладка CRM

При работе в обычном Outlook у Вас всегда имеется на Ленте вкладка CRM, через которую Вы можете быстро создать различные записи CRM и выполнить некоторые другие действия.


Кнопки CRM на Главной и не очень…

Вкладка Outlook «Главная» включает область с кнопками CRM…
З.Ы. Эти кнопки будут активны только для прослеженных Действий 🙂
З.Ы.2 Эти кнопки также отображаются и на форме созданных Действий Outlook 🙂


Преобразовать в

Позволяет Вам преобразовывать электронную почту в Возможную сделку, Интерес или Обращения.


Добавить соединение

Функционал аналогичен созданию Соединений через Веб-интерфейс: позволяет Вам «связать» электронную почту с любой другой записью в системе.


Просмотреть в CRM

Открывает текущую карточку в модуле CRM в Outlook’е.


Кнопки CRM на форме почты Outlook

Когда Вы создаете новое Электронное письмо в Outlook’е и отслеживаете его в CRM (либо сразу создаете Электронную почту в области CRM), Вы увидете, что некоторые новые кнопки теперь доступны на Ленте Outlook’а.

Статьи

«Вставить статью» – кнопка на форме отправки электронного письма – позволяет вставлять в сообщение электронной почты Статьи непосредственно изнутри Outlook’а, без необходимости перехода к CRM. При этом вставляется не только текст Статьи но и ее вложени (то же самое относится и к Литературе).

Кнопка вставки Статьи (также как и нижеследующие кнопки) будет «помнить» последние добавленные статьи. Поэтому Вы сможете быстрои их выбрать из ниспадающего списка без необходжимости повторного поиска 🙂


Литература

Вставка Литературы в Электронную почту Outlook’а ничем не отличается от вставки статьи: создаете Электронную почту – отследите ее в CRM – нажмите «Вставить литературу» – выберите подходящую Литературу (одну или несколько) — ОК. После чего все прикрепленные вложения Литературы добавятся в письмо 🙂

З.Ы. Вы не сможете вставить Литературу без вложений в сообщение электропочты…


Шаблоны

Ну это тоже самое что и Статьи с Литературой, только вставляется какой-либо шалон электронной почты.


Поля CRM на Действиях Outlook

В CRM 2011 Outlook клиенте, на Ленту добавлена кнопка, которая позволяет пользователям «подключать» CRM’ные поля к форме стандартных действий Outlook’а. К примеру, составляя прослеженное письмо через стандартный Outlook, Вы хотите указать его категорию и подкатегорию (доступную в CRM). Теперь Вам не нужно «добираться» до этого Электронного письма через надстройку CRM. Вам достаточно кликнуть «CRM поля» на Ленте и все CRM поля (как стандартыне, так и катомные) появяться на этой же Outlook’овской форме, где Вы можете внести/изменить в них значения. Данная кнопка доступна для Электронной почты и Встреч, которые Вы отследили (или сразу создали из области CRM). А чтобы обратно переключится к сообщению электропочты нажмите соответствующую кнопку на Ленте.


Комментарии (3)
  • Светлана 26.05.2011

    Добрый день! Скажите, пожалуйста, можно ли реализовать настройку оповещений не используя аутлук?

  • slivka_83 26.05.2011

    Здрасьте. А что Вы понимаете под «оповешением»?

  • Александр 26.05.2011

    Доброго времени суток, подскажите пожалуйста когда я нажимаю перейти в автономный режим в Outlook, то выдаёт ошибку «Ошибка при перемещнии данных для сущности «Сотрудник» при действии Insert, число строк = 2889. Обратитесь к администратору Microsoft Dynamics CRM за помощью и попытайтесь снова перейти в автономный режим» в чем может быть проблема? уже голову сломал 🙁

*

code