Расширенная функциональность
11
Июн
11

О бедных е-майлах замолвите слово…

Многие пользователи Microsoft Dynamics CRM хотели бы отправлять электронные письма большому количеству потенциальных и текущих клиентов, и конечно Microsoft Dynamics CRM, включает несколько инструментальных средств для массовых рассылок электронной почты. Один ключевой критерий, который необходим для массовой рассылки почтовых сообщений – то, что каждое сообщение должно быть индивидуально адресовано. Например, если Вы хотите послать почтовое сообщение 500 контактам, то необходимо, чтобы система создала 500 копий сообщения, и каждое адресовано индивидуальному получателю, вместо того, чтобы создать одно электронное письмо с 500 получателями в Копии.

В Microsoft Dynamics CRM есть четыре основных метода для отправки массовых почтовых сообщений:

  • Прямая почтовая рассылка;
  • Быстрая кампания;
  • Бизнес-процессы;
  • Прямая рассылка через Слияние почты.

Независимо от того, какой способ Вы выберите, Microsoft Dynamics CRM отправит почтовые сообщения через сервер исходящей почты, настроенный во время конфигурации e-mail роутера или Outlook’а. Поэтому, учитывайте возможности Ваших почтовых серверов, отправляя очень большое количество писем, потому что это может негативно сказаться на их производительности.

Прямая рассылка

Используя прямую рассылку Вы можете выбрать получателей в представлении, а затем выбрать почтовый шаблон, который Вы хотите отправить. Почтовые шаблоны могут включать поля, которые Microsoft Dynamics CRM будет динамически заполнять информацией, специфичной для каждого получателя. Получить доступ к прямой рассылки можно с инструментальной панели списков объектов, которые поддерживают шаблоны электронной почты.

Когда Вы нажимаете кнопку рассылка по электронной почте, откроется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать почтовый шаблон для отправки. Поскольку почтовые шаблоны определены типом объекта, Вы можете выбрать только шаблоны, определенные для данного объекта или какой-либо из глобальных шаблонов.
После того, как Вы выберите почтовый шаблон, Вы можете определить, каким записям оно будет отправлено: только выбранным записям, всем записям на текущей странице, всем записям в выбранном представлении. Но независимо от выбранного значения, Microsoft Dynamics CRM не будет отправлять прямую рассылку любому Интересу, Бизнес-партнеру или Контакту, если в его карточке установлены параметры Запретить напротив Электронной почты и Адрес списка рассылки. Вы можете найти эти параметры на вкладке Администрирование (каждого из этих объектов).

По умолчанию, в качестве отправителя электронного сообщения, Microsoft Dynamics CRM устанавливает текущего залогиненного пользователя. Вы можете изменить это значение, нажав кнопку поиска и выбрав другого пользователя или очередь.

Внимание: будьте очень осторожны, используя прямую почтовую рассылку! Когда Вы нажимаете кнопку Отправить, Microsoft Dynamics CRM незамедлительно отправляет сообщение. Нет никакой возможности предварительного его просмотра или отменить. Так что удостоверьтесь, что Ваше сообщение готово для отправки, прежде чем Вы нажмете Отправить.

Итого, прямая почтовая рассылка предлагает следующие преимущества и ограничения:

  • Вы можете отправить прямую электронную рассылку многим различным объектам системы, такие как Интерес, Бизнес-партнеры, Контакты, Возможные сделки, Предложения и Заказы;
  • Прямая почтовая рассылка использует предварительно созданные почтовые шаблоны;
  • В прямую почтовую рассылку нельзя включать вложение;
  • Вы можете отправить прямые почтовые сообщений в выбранные записи в представлении или во все записи в представлении, независимо от числа страниц в этом представлении;
  • Вы не можете предварительно просмотреть свое сообщение прежде, чем Вы его отправите.

Быстрая кампания

При использовании быстрых кампании в Microsoft Dynamics CRM, Вы можете отправить большое количество почтовых сообщений группе получателей. Чтобы отправить почтовое сообщение через Быструю кампанию, просто выберите группу записей в представлении и нажмите Создавать быструю кампанию на инструментальной панель представления. Далее, выберите какие записи из представления Вы хотите включить в быструю кампанию:

  • Выделенные записи;
  • Все записи на текущей странице;
  • Все записи на всех страницах.

После того, как Вы выбираете записи, которые необходимо включить, Microsoft Dynamics CRM запустит мастера создания Быстрой кампании, который проведет Вас через создание массовой рассылки электронной почты. При выборе Типа деятельности и на страница Владельца, Вы можете выбрать автоматическую отправку почтовых сообщений и закрытие соответствующих действий электронной почты, сразу по завершении работы мастера. Если уберете эту опцию, то Microsoft Dynamics CRM создаст почтовые сообщения как открытые действия, но не будет отправлять их. Поэтому это должен будет кто-нибудь сделать вручную.
Быстрые кампании также дают Вам возможность записать интерес со стороны клиента как Контракты от кампании. Контракт от кампании позволяет Вам делать запись от том, как какой клиент отреагировал на одно из Ваших усилий в рамках кампании. Вы можете создать запист контракта от кампании вручную для каждого получателя, или Вы можете использовать процесс импорта данных, чтобы загрузить большее число отчетов. В быстрых кампаниях Microsoft Dynamics CRM не создает автоматически контракты от кампании.

Итого, быстрые кампании дают следующие выгоды и ограничения:

  • Они только применяются к Интересам, Бизнес-партнерам, Контактам и Маркетинговым спискам;
  • Мастер быстрых кампании проведет Вас через создание сообщений электронной почты;
  • Вы не можете использовать почтовые шаблоны, когда создаете быструю кампанию;
  • Нельзя включать вложение в почтовое сообщение, созданное в быстрой кампании;
  • Быстрые кампании сохраняют запись, о том, кому Вы отправляли сообщения;
  • Вы можете создать быстрые кампании для непочтовых действий, таких как Задачи и телефонные Звонки;
  • Вы можете фиксировать отклик, используя объект Контракт от кампании;
  • Отправить сообщения электронной почты в быстрой кампании можно либо выделенным записеям в представлении или же всем записи в представлении, независимо от числа страниц в этом представлении.

Правила Бизнес-процессов

Если ни Прямая рассылка, ни Быстрая кампания не удовлетворяют Ваши потребностям, то Вы можете использовать механизм бизнес-процессов, для того, чтобы сделать массовую рассылку электронной почты. Бизнес-процессы предоставляют следующие выгоды, по сравнению Прямой рассылкой и Быстрыми кампаниями:

  • Сообщения отправленные через бизнес-процессы могут использовать почтовые шаблоны, или же Вы можете вручную создать почтовые сообщения;
  • Вы можете прикреплять вложения (одно или более) к воркфловным сообщениям электронной почты, которые Вы вручную создали;
  • Вы можете автоматически послать свои воркфловные сообщения электронной почты, основанные на различных событиях системы (которые Вы настраиваете в правилах бизнес-процессов), такие как обновление полей или изменение статуса записи.

К сожалению, использование бизнес-процессов для массовой рассылки электронной почты включает одно очень существенное ограничение: Вы можете только вручную применить бизнес-процесс и только к одной странице в представлении. Поэтому, если Вы хотите послать тысячу почтовых сообщений, Вы должны перемещаясь по страницам пердставления, выделять все записи на странице, и затем применять к ним бизнес-процесс. В этом Вам может помочь настройка, увеличения количества записей на одной странице (Сервис — Параметры -вкладка Общие сведения, но максимум 250). Также Вы можете настроить бизнес-процесс на автоматическое срабатывание на какое-либо событие, что избавит Вас от необходимости в ручной рассылке.

Прямая рассылка через Слияние почты

Другая возможность массовой рассылки электронных сообщений использует интеграцию Microsoft Dynamics CRM с Microsoft Word. Чтобы послать электронную почту через Слияние почты, у Вас должны быть следующие настройки:

  • У Вас должна быть включена привилегия Слияние почты или Веб слияние почты, хотя бы для одной из Ваших ролей безопасности;
  • Включена Прямая рассылка почты через Слияние почты. Доступ к этой настроке осуществляется в Системных Параметрах настройки на вкладке Маркетинг.

Из списка представления выберите записи, которым хотите отправить почту и нажмите кнопку Слияние на панели инструментов представления. Отобразится диалоговое окно Слияние почты Microsoft Dynamics CRM для Microsoft Office Word. Выберите E-mail в качестве типа слияния. Вы также можете выбрать и существующий для всей организации или личный шаблон составления слияния почты.
После этого откроется Microsoft Word следуйте по шагам мастера Слияния почты Word, чтобы завершите слияние. Когда Вы добираетесь до конца мастера, нажмите ссылку Электронная почта (на правой панели) – появится диалоговое окно, в котором, Вы должны выбрать поле с адресом электронной почты и ввести тему сообщения.

Что случается, затем будет зависеть от того, как Вы запустили Слияние почты. Если Вы запустили слияние через Веб-интерфейсе, то Microsoft Word незамедительно отправит почтовые сообщения. Если же Вы запустили слияние через Microsoft Dynamics CRM для Outlook клиента, то отобразится форма создания Действий.

Форма создания Действия позволяет Вам произвольно создавать записи действий, автоматически связывать с новой быстрой кампании, и даже включить тело письма ссылку на отказ от рассылки.

Итого, прямая рассылка через слияние почты предлагает следующие преимущества и ограничения:

  • Вы можете отправить электронную почту для большинства объектов, включая кастомные;
  • Мастер слияния почты Microsoft Word проведет Вас по шагам создания почтовых сообщений;
  • Электронная почта через слияние позволяет Вам создавать более визуально приятные почтовые сообщения с изображениями и форматированием текста;
  • Слияние почты с Microsoft Word намного более прощеосуществляется, когда у Вас есть Microsoft Dynamics CRM для Outlook клиента;
  • Вы можете использовать почтовые шаблоны, чтобы предварительно заполнить тело Вашего почтового сообщения в Word, или создать новое почтовое сообщение с нуля;
  • Вы вводите тему письма в конце работы мастера, поскольку одна и та же тема будет использоваться для каждого письма;
  • Вы не можете индивидуализировать тему письма;
  • Вы не можете включать вложение в почтовое сообщение, созданное через слияние почты;
  • Если Вы создаете слияние почты из Outlook, то у Вас также есть возможность: создать действия, новую быструю кампанию и включать в почтовое сообщение ссылку на отказ от рассылки;
  • Вы можете отправить электронные сообщения (через быструю кампанию) выбранным записям в представлении или всем записям в представлении, независимо от числа страниц в этом представлении.
  • Если у Вас есть контакты, для которых на вкладке администрирования не разрешена отправка электронной почты, то всякий раз когда такой контакт встретится, слияние почты попросит Вас подтвердить отправку ему сообщения.

Сводная таблица

Следующая таблица выделяет некоторые основные отличия различных способов массовых почтовых рассылок для Microsoft Dynamics CRM:

Прямая рассылка Быстрая кампания Бизнес-процессы Прямая рассылка через Слияние почты
Использование шаблонов Да, шаблоны E-mail* Нет Да, шаблоны E-mail* Да, шаблоны Слияния почты*
Включение рисунков и ссылок в почтовое сообщение Да Да Да Да
Доступно для объектов Интересы, Контакты, Возможные сделки, Бизнес-партнеры, Предложения Интересы, Контакты, Бизнес-партнеры, Маркетинговые списки Большинство объектов, включая кастомные Интересы, Контакты, Возможные сделки, Бизнес-партнеры, Предложения, любые кастомные объекты
Возможность выбора получателей почты Все или некоторые из пердстовления Все или некоторые из пердстовления Может быть только вручную применен к записям на текущей странице (максимум 250) Все или некоторые из пердстовления
Возможность добавлять вложения Нет Нет Да Нет
Работа с контрактами от кампании Нет Да Нет Да**
Отслеживание открытия сообщений Нет Нет Нет Нет
Отслеживание перехода по ссылке включенной в сообщений Нет Нет Нет Нет
Возможность отказаться от подписки на рассылку информации Нет Нет Нет Да**

* Смотрите таблицу сравнения шаблонов Прямой рассылки и Слияния (ниже).
** Эта опция доступна только для Слияния вызваного из Outlook клиента.

Преимущества и недостатки Е-mail шаблонов и шаблонов Слияния почты:

Шаблоны Email Шаблоны Слияние почты
Включение слияния полей X X
Включение кастомные лукапов X
Возможность массовой рассылки X X
Предпросмотр перед отправкойv X
Редактирование перед массовой рассылкой X
Размещение произвольного контента в теле сообщения X X
Учитывает настройки почтовой рассылки контакта X X
Создание личных и/или в рамках организации шаблонов X X
Могут использоваться в бизнес процессах X
Может быть создан как глобальный и использоваться во множестве объектов X
Может быть создан для кастомного объекта X
Требуется Outlook клиент для создания шаблона X
Комментарии (11)
  • Dmitry 11.06.2009

    Отличная статья!
    большое спасибо за сравнение способов!

  • Dmitry 11.06.2009

    Добрый день!

    подскажите плиз как быть в такой ситуации:
    есть катом объект, у которого есть 2 параметра типа текст, адрес электронной почты.

    с объектом связан бпроцесс который должен отправлять на указанный в поле адрес письмо.
    проблема в том, что в настройке процесса в окне помощнике он не показывается параметры типа электронная почта.

    в чем может быть проблема и как ее обойти.

    За ранее благодарен за помощь!

  • slivka_83 11.06.2009

    Для начала о какой версии CRM идет речь?

  • дмитрий 11.06.2009

    4

  • slivka_83 11.06.2009

    Проблема в том, что в CRM 4.0 нет как таковым кастомных полей электропочты. Поэтому CRM и не «видит» Ваши кастомные текстовые поля. Наверное это сделано в целях безапасности. В стандартное поле электропочты Вы не сможете записать адрес не соответствующий шалону электронной почты (qqq@bbb.com). А кто поручится за такие кастомные (текстовые) поля? 🙂 никто 🙂

  • Dmitry 11.06.2009

    Привет!
    почему же нет.
    создавая параметр типа nvarchar можно установить формат электронная почта, после чего система будет проверять вводимые данные (собака должна присутствовать).
    только даже после этого поля не появляются в настройке активности по отправке сообщений.

    возможно есть какие-то решения, например кастомные активности для воркфлоу.
    наверняка многие сталкивались с этой проблемой

  • slivka_83 11.06.2009

    Да, Вы правы 🙂 совсем забыл о такой возможности 🙂 Но она все равно чисто косметическия, и как Вы уже сказали не воспринимается CRM.
    А шага Бизнес-процесса о ктором Вы говорите я не встречал…

  • Дмитрий 11.06.2009

    Отдельные письма уходят нормально, но созданные быстрые кампании висят в состоянии «Ожидает» .. вне зависимости от указания признака завершения действи по отправке в мастере быстрой кампании …

    как их запустить?

  • Дмитрий 11.06.2009

    к проблеме неотправки мыла через быстрые кампании …
    почитав на форумах проверил:
    — кампании под админом формируются
    — контактам можно отправлять маркетинговую информацию
    — отдельно письма проходят нормально

  • slivka_83 11.06.2009

    Нужно смотреть логи:
    — Винды
    — CRM
    — Роутера

  • Андрей 11.06.2009

    Добрый день!
    Сталкнулся со следующей проблемой при настройке почтового роутера для CRM 4.0 с Exchange 2010.
    Для настройки пользовался следующим гайдом: http://blogs.msdn.com/b/crm/archive/2009/12/21/how-to-configure-microsoft-dynamics-crm-4-0-e-mail-router-on-premise-with-microsoft-exchange-server-2010.aspx
    При попытке проверить соединение в CRM ротере проверка подвисает на неопределенное время (возможно более часа, потом просто проверку прекращал.) При попытке перезапустить службу она подвисает в состоянии stopping, приходилось убивать процесс. После перезапуска процесса письма, созданные в CRM начинают доходить.
    В логах винды примерно в течении 10 мин генерится порядка 17000 ошибок:
    #14494 — A provider work item using assembly: Microsoft.Crm.Tools.EmailProviders.dll and class…
    Пытался решить их использую следующие советы:
    http://blogs.msdn.com/b/emeadcrmsupport/archive/2012/04/12/microsoft-dynamics-crm-2011-email-router-errors.aspx
    Результат тот же…

*

code