MS CRM accelerators: Business Data Auditing

Первое, что стоит отметить – Business Data Auditing использует в своей работе платформу бизнес-процессов Microsoft Dynamics CRM. И в зависимости от того, каких операций в Вашей системе Вы хотите отслеживать, Вы может доработать бизнес-процессы под Ваши потребности. Основа акселератора очень проста: для каждого объекта, который настроен для аудита, есть отдельный объект-копия. В зависимости от того, какие события Вы хотите отслеживать (создание, обновление, назначение или удаление), бизнес-процессы будут создавать копию текущей записи в соответствующем объекте-копии. Что означает, что у Вас будет копия каждого (необходимого) изменения записи.

Поскольку акселератор основан на бизнес-процессах, его легко расширить и точно настроить, но то, какие действия с записями Вы хотите отслеживать.

В стандартный набор акселератора входять объекты-копии и бизнес-процессы для отслеживания действий над следующими объектами:

• Бизнес-партнеры
• Контакты
• Интересы
• Обращения
• Кампании
• Контракты от кампании
• Возможныесделки
• Предложения
• Заказы
• Счета
• Пользователи

Установка

• Скачайте и запустите BusProd_Business_Data_Auditing_RTW.exe;
• Примите лицензионное соглашение;
• В открывшейся в браузере странице в верхнем меню перейдите на раздел Installation. Далее щелкните по Audit Schema and Workflows. Откроется папка с архивом MSA_BusProd_BDA. Скопируйте этот архив куда-нибудь «поближе» (на рабочий стол, например);
• Откройте CRM, далее Параметры — Настройка — Импортировать настройки — нажмите Browse и выберите файл архива MSA_BusProd_BDA — Отправить — после того, как в основное окно подтянутся объекты акселератора, жмите Другие действия — Импортировать все настройки. Заметьте: если Вы хотите отслеживать изменения только определенных объектов, то при импорте файла MSA_BusProd_BDA выделите только их и нажмите Импорт выбранных настроек;
• Далее Параметры — Настройка — Настроить объекты — Другие действия — Опубликовать все настройки;

• Как только объекты опубликованы, Вы должны отредактировать бизнес-процессы в соответствии с потребностями Вашего бизнеса и опубликовать их. Фактически для каждого объекта есть два бизнес-процесса: один реагирует на Создание, Обновление и Переназначение записей и один на Удаление записи. Редактирование БП сводится к тому, чтобы выбрать на что будут срабатывать БП и какая информация будет копироваться в объект-копию. Т.к. это пример, то будем публиковать всё, без каких-либо особых настроек!
  Перйдите Параметры — Бизнес процессы — выделите все бизнес процессы (относящиеся к акселератору Business Data Auditing) — Опубликовать. Тут может не все пройти гладко. У меня возникли три ошибки, из-за которых три бизнес-процесса не опубликовались. Две из них, связанны с бизнес-процессами:
  • MSA-Business Productivity: Invoice Product Deletion Business Data Auditing
  • MSA-Business Productivity: Quote Product Deletion Business Data Auditing

  и вызваны тем, что в настройках этих БП указана не верная валюта (доллар, которой у меня даже нет). Чтобы исправить ее достаточно открыть настройки бизнес процесса и поменять валюту на ту, которая у Вас есть.
  А MSA-Business Productivity: Campaign Business Data Auditing не понятно на чем свалился, но вылечился довольно просто: я открыл его, снял галку автоматического срабатывания с Изменения атрибутов записи — Сохранил — снова поставил галку автоматического срабатывания Изменения атрибутов записи — кнопка Выбрать — выбрал все поля — сохранил и опубликовал.

Тестируем

• Откройте новою карточку бизнес-партнеров;
• Заполните необходимые поля (плюс какие хотите) и сохраните;
• Измените какое-нибудь поле и снова сохраните;
• На правой навигационной панели карточки Бизнес-партнеры перейдите на Accounting Audit. Вы увидите две записи-копии этого же самого бизнес-партнера, созданные при наступлении события «создание» и «изменение». Если открыть их, то можно посмотреть какими значениями они были заполнены в прошлом. Но учтите, что бизнес-процессы рабтают асинхронно, поэтому копии записей могут появлятся с некоторой задержкой.

Примечание

Аудит данных с помощью Data Auditing Accelerator – это простое и эффективное решение, но есть некоторые вещи, которые надо помнить при использовании этого акселератора:

Будьте внимательны с тем, сколько событий Вы используете, чтобы запустить БП, поскольку он может создавать записи для каждого (даже не значительного) изменения в системе. В зависимости от количества транзакций в Вашей системе, это может вызвать нагрузку на Ваши сервера, а так же существенно увеличить размер Вашей базы данных. Поэтому строго оценивайте необходимость отслеживания изменений какого-либо поля.

При появлении новых объектов в системе или добавлении/изменении/удалении полей существующих объектов, Вам необходимо будет донастроить работу акселератора. В случаи изменения в полях, необходимо добавлять аналогичные поля на объект-копию и редактировать воркфлоу с тем, чтобы копировать новые поля. При создании же нового объекта, надо будет создать объект-копию, и с исходного на копию создать лукап. Затем добавит два новых БП, и настроить их по аналогии с существующими!

Акселератор аудита системы обеспечивает простой и гибкий контрольный механизм для Вашей CRM системы, но требует осторожного планирования и контроля над его использованием для оптимальных результатов!